Daten-Übernahme Bäckerei 2003

WICHTIG! Der Daten-Export aus Bäckerei 2003 muss mit dem aktuellen Programm aus S-1 heraus erfolgen! Sie benötigen dazu unbedingt ein Update zu Bäckerei 2003, das wir Ihnen zusammen mit der Lizenz für Bäckerei Extra! gerne und kostenlos zukommen lassen werden! Der Daten-Export aus Bäckerei 2003 muss unmittelbar vor dem Import nach Bäckerei Extra! erfolgen! (Die Preise sind in beiden Programmen datumsabhängig!)

Die Daten-Übernahme aus Bäckerei 2003 erfolgt weitgehend vollständig, allerdings gibt es neben den vielen Verbesserungen, die Ihnen Bäckerei Extra! bietet, auch einige tiefgreifende Änderungen zur bisherigen Logik. Schließlich konnten wir in den letzten 40 Jahren einiges dazulernen. Es wäre widersinnig, alles so zu belassen wie es ist, obwohl wir wissen, wie man ein Bäckerei-Programm besser, bequemer und logischer gestalten könnte. Die folgenden Punkte gehen die Daten-Übernahme im Detail durch.

Unternehmens-Stamm, Artikel, Kunden, Preise, Standard-Bestellungen, Lieferscheine, Fakturenjournal, Zutaten + Arbeitsgänge + Rezepte,

Was in Bäckerei Extra! komplett unterschiedlich zu Bäckerei 2003 ist bzw. nicht mehr abgedeckt wird!

– DIe Grundpreisliste ist nicht mehr in der Artikeldatei untergebracht! Es werden daraus die Preislisten 10.000 (Netto-Preise), 10.001(Brutto- / Laden-Preise) und 10.002 (Inventur-Preise) gebildet! Die bisherige Grundpreisliste 0 eines Kunden mit Nettopreisen lautet nun 10.000, die bisherige Grundpreisliste 0 eines Kunden mit Brutto-Preisen lautet nun 10.001

Bäckerei Extra! kennt keine Expedite mehr. Falls Sie an mehreren Expediten die gleichen Artikel produzieren, so können Sie die dort produzierten Artikel mit unterschiedlichen Artikelnummern kennzeichnen.

– Es gibt nun max. 30 Artikel-Erlösgruppen und max. 30 Kunden-Erlösgruppen. Das ergibt eine Matrix 30 x 30, die auch in der Fakturen-Journal-Datei verspeichert wird. Sie können nun bis zu 30 unterschiedliche Profit Center (Kunden-Erlösgruppen) definieren und die verkauften Artikel einer der 30 Artikel-Erlösgruppen zuordnen. Sie können auch eigene Filialen / Geschäfte – ohne dass sie Rechnungen erhalten haben – in eine fliegende Auswertung einbeziehen, um eine Komplett-Übersicht über Ihre Geschäftstätigkeit zu erhalten. Zum Zwecke der Überleitung in eine Finanzbuchhaltung muss jeder Kombination von Artikel-Erlösgruppe + Kunden-Erlösgruppe ein Erlöskonto (aus der Erlöskonten-Datei) zugeordnet werden. Es werden wie bisher nur die Daten von Rechnungen aus dem Fakturenjournal in die FiBu übergeleitet.

– DIe Teige aus dem Unternehmens-Stamm erhalten eine eigene Teige-Datei. Statt 154 Teigen sind nun 9999 möglich. Jeder Teig-Datensatz ist nun mit einem Teig-Rezept ausgestattet, damit die Teigliste auch mitsamt einem Einwiege-Zettel für einzelne Teige gedruckt werden kann.

– Der Teil Rezepte / Kalkulation aus Bäckerei 2003 ist auch ein Teil von Bäckerei Extra! Nun gibt es statt zwei Vertriebswegen deren vier! (Wiederverkauf 1, Wiederverkauf 2, Gei-Verkauf und Detail-Verkauf) Die Zutaten, Arbeitsgänge und Rezepte werden aus Bäckerei 2003 übernommen, die Zutatengruppe 33 (Halbfabrikate) wird während der Übernahme zur Zutatengruppe 999 (Halbfabrikate). Die Kalkulationsdaten der Artikel werden aus Bäckerei 2003 übernommen. Die bisher 5 Produktions-Kostenstellen aus Bäckerei 2003 werden in eine eigene Produktions-Kostenstellen-Datei übernommen. Sie können nun beliebig viele Produktions-Kostenstellen anlegen und in der kalkulation verwenden!

– Die Filial-Inventur / Filial-Lagerhaltung aus Bäckerei 2003 entfällt komplett. Wer dies wünscht, kann das alles mit unserem Kassenprogramm PrimaPos erledigen, hat die Lagerstände sogar auf den Tasten des Touch-Bildschirms! Inventurlisten für Artikel und Zutaten können in Bäckerei Extra! weiterhin gedruckt werden.

– Das bisher in Bäckerei 2003 enthaltene ARA-System mit Verpackungs-Rezepturen etc entfällt komplett.

– Die bisherige Unterstützung der ÖPRODCOM-Meldung in Bäckerei 2003 heisst nun PRODCOM-Meldung und druckt nun in Wert und Gewicht (kg), vorausgesetzt, das Fertiggewicht ist bei den einzelnen Artikeln hinterlegt. Die PRODCOM-Meldung ist je nach Statistik-Amt meist monatlich zu erstellen und bis zum 15. des Folgemonats abzugeben. Die hier gedruckte Auswertung kann sowohl Grundlage für die Abgabe in Papier oder das von den meisten Statistik-Ämtern der EU bereitgestellte Web-Interface bereitstellen.

– Bäckerei Extra! hat keine Fremdartikelnummern mehr! Bei der Übernahme werden die 4 Fremdartikelnummern zwar in die Artikeldatei übernommen, sie werden aber nicht mehr verwendet! Der Grund ist der, dass der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen mit unterschiedlich langen Fremdartikelnummern eine Herausforderung war. Es ist durchaus möglich, dass wir die Fremdartikelnummern samt Druck der Rechnungen / Lieferscheine / Aufstellungen (wie Bäckerei 2003) bei Bedarf später doch ins Programm Bäckerei Extra! nehmen.

– Die bisherigen Fakturen-Artikelnummern werden aus Bäckerei 2003 übernommen und in der Artikel-Datei hinterlegt. Die Fakturen-Artikelnummern haben – zumindest vorerst – in Bäckerei Extra! keine Funktion mehr!

– Die „Artikel-Sortimente“ aus Bäckerei 2003 heißen nun Artikel-Stücklisten und tun genau das, was die Artikel-Sortimente in Bäckerei 2003 bisher taten: sie werden beim Erstellen des Backzettels in ihre Teilprodukte zerlegt . Wenn also er Artikel „ein Sackerl Kleingebäck“ bisher eine Semmel, einen Kornspitz und ein Kipferl enthielt, so wird die Summe der zu produzierenden Produkte im Backzerttel aufgelistet, die Anzahl „Sackerln“ kann / muss nicht gelistet werden.

 

 

 

Der Unternehmens-Stamm

Entsprechend der Vorgehensweise im Programm Bäckerei 2003 finden alle Steuerungsdaten von Bäckerei Extra! im sogenannten Unternehmens-Stamm ihren Platz:

Bildschirm #1 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei 2003:

  • Ausstellungsort Lieferscheine + Rechnungen
  • UID-Nummer Inland (in Deutschland kann die „UID-Nummer Inland“ auch die Steuernummer sein
  • UID-Nummer Ausland (in Österreich sind beide UID-Nummern identisch)
  • Information: letzte erstellte Rechnungsnummer
  • Monat + Tag des Geschäftsjahres-Beginns (zB 01/01 für 1. Jänner, 06/01 für 1. Juni usw.)
  • Rechnungsnummer am Geschäftsjahres-Anfang automatisch zurücksetzen?
  • Erste Rechnungsnummer im neuen Geschäftsjahr.

Bildschirm #2 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei 2003:

  • 6-zeiliger eigener Firmenname + Adresse. Bitte einzugeben! Die gewünschten Adress-Informnationen für Lieferscheine + Rechnungen können nun getrennt im LS-Format + RE-Format erfasst werden!
  • 13-stellige GLN Art der GLN (wird als Fremdartikelnummer, für den Druck von Strichcode-Etiketten und EDI verwendet)
  • 3 eigene Bankverbindungen – aus B2003. Bitte zu überprüfen!
  • „Steuerung“ ist von Ihnen im Falle des Falles zu ergänzen
  • „Feiertage“ – neu. Stellen Sie die Feiertage nach Bedarf ein
  • 14 Wochentage. 1 – 7 sind der Standard, die restlichen 7 „Tage“ zur freien Verwendung
  • Steuerung der PDF-Erstellung für verschiedene Dokumente. Lieferscheine + Rechnungen werden immer als PDF abgelegt.
  • Steuerungen für Eingabe und Verwaltung der Artikeldaten. Bitte eintragen!
  • Fremdartikelnummern. Bei Bedarf bitte anpassen!
  • Bezeichnung der 30 Artikel-Auswahlen. Wenn Sie Artikel zu einer Gruppe (zB für Statistiken) zusammenfassen wollen, dann sind hier die Bezeichnungen dieser „Gruppen“ einzugeben.
  • 14 Telefonlisten-Bezeichnungen für die 14 „Wochentage“. Bei der Übernahme werden die Tage  1-7 auf [x] gesetzt.
  • Bezeichnung der 30 Kunden-Auswahlen. Wenn Sie Kunden zu einer Gruppe (zB für Statistiken) zusammenfassen wollen, dann sind hier die Bezeichnungen dieser „Gruppen“ einzugeben.
  • Steuerung der Lieferschein-Erfassung. Wird teils auf Basis der vorhandenen B2003-Daten gesetzt. Überprüfen Sie die Daten dennoch!
  • Bezeichnung der 20 Touren-Auswahlen. Wenn Sie mehrer Touren zusammenfassen wollen (zB für die Fahrer-Abrechnung) dann können Sie diese Touren zusammenfassen und hier bezeichnen.
  • Rechnungen. Es wird die letzte Rechnungsnummer aus B2003 übernommen. Sie können steuern, dass die Rechnungsnummer bei Jahreswechsel automatisch zurückgesetzt wird.
  • Erfassung der Überschriften für die gedruckten Lieferscheine + Rechnungen. Kontrollieren Sie die aus B2003 übernommenen Texte!
  • Die eigenen e-Mail-Daten für den automatischen Versand von Lieferscheinen, Rechnungen, Aufstellungen etc. Falls Sie den e-Mail Versand wünschen, dann bitte einzutragen!
  • Kontenbereich für eine eventuelle Aufbereitung für eine Übernahme in die Finanzbuchhaltung. Bitte überprüfen, falls eine Übertragung gewünscht wird.
  • Die Parameter einer angeschlossenen Waage.

Unterschiedlich zu Bäckerei 2003 sind Artikel-Gruppen, Preislisten-Gruppen, Backzettel-Gruppen, Waren-Gruppen, Kunden-Gruppen, Zutaten-Gruppen, Teige usw. in Bäckerei Extra! in getrennten Dateien verfügbar!

Die Artikel

 

  • Artikelnummer 1 – 999999  (bisher: 1 – 9999)
  • Artikel-Bezeichnung 100 Zeichen (bisher 23 Zeichen)
  • Artikel-Suchbegriff 30 Zeichen (bisher 10 Zeichen)
  • MwSt-Code 17 verschiedene, (bisher 7), Reserviert: 18: 0% Inland, 19: 0% EU-Ausland, 20: 0% Nicht-EU-Ausland, bisher 7 MwSt-Codes
  • GTIN 8 / 13  wie bisher
  • Artikel-Gruppe (nun 1 – 9999, bisher 33)
  • Backzettel-Gruppe 1 – 9999, wird gleich Artikel-Gruppe gesetzt
  • Preislisten-Gruppe 1 – 9999, wird gleich wie Artikelgruppe gesetzt
  • Artikel-Erlös-Gruppe 1 – 30, wird wie bisher die Artikel-Erlöskonten auf 1 – 20 gesetzt
  • Waren-Gruppe 1 – 999999 bisher 1 – 33
  • Kassen-Eigenschaft (frei, programmiert …) wie bisher in Bäckerei 2003
  • Liefermenge aus LS am Backzettel? [x]
  • Liefermenge aus LS auf Teigliste? [x]
  • Umsätze dieses Artikels auf Statistiken? [x]
  • ASCII-Import. Artikel aus Excel-Liste importieren? [x]
  • BIO-Produkt? [x]
  • HOGAST-Artikel-Gruppe 5 Zeichen
  • Dieser Artikel ist teilbar? [x]
  • Eigenes Produkt? (vs Zukauf-Produkt) [x]
  • EDI-Mengen-Einheit 5 Zeichen
  • Liste der Teige, aus denen dieses Produkt besteht (aus Bäckerei 2003 max 3 Teige, nun beliebig viele)
  • Informations-Text zum Artikel
  • RTF-Text, der auf der Kundeseite des Kassensystems zur Anzeige gelangen kann
  • 30 Auswahlen, die es erlauben, Artikel zu Gruppen zusammenzufassen.
  • Teig-Gewicht / MEh (neu, leer)
  • Fertiggewicht / MEh (wie B2003)
  • Wieviele Tage haltbar? 1 – 999 (für Etikettendruck etc.)
  • Artikel ist eishausfähig? [x] (aus B2003)
  • Artikel-Bild
  • 4 x Fremdartikelnummern (mit Länge max. 13 Zeichen und links-/rechts-bündig)
  • Tabelle der Lieferstopps für diesen Artikel (neu: an diesen Tagen kann der Artikel nicht auf den LS kommen!)

 

Die Kunden

 

 

Die Preislisten + die Preise

Die Preisbildung in Bäckerei 2003 ist kompliziert, es ist damit fast alles möglich, doch es ist schwierig, das System einmal zu verstehen. Sie als Nutzer von Bäckerei 2003 kennen das. Wir haben uns entschieden, die Preisbildung in Bäckerei Extra! radikal und deutlich zu vereinfachen – damit sich jeder Anwender auskennt. Es ist aber nicht ganz einfach, diese Daten von „kompliziert“ auf „leicht verständlich“ umzudrehen. Daher funktioniert es so:

Beim Export der Daten aus Bäckerei 2003 wird die Datei PREISE.CSV erstellt, die für alle Kunden und alle Artikel einen Preis enthält, egal, ob der Kunde diese Artikel je bezogen hat oder nicht. Die Auspreisung bezieht sich auf das Tagesdatum des Exports und wird vom interen Preisermittlungsmechanismus von Bäckerei 2003 durchgeführt.

Die Übernahme der Daten aus Bäckerei 2003 nach Bäckerei Extra! erfolgt so:

1 – es ist wichtig, dass der Export aus Bäckerei 2003 zeitnah zur Übernahme der Daten nach Bäckerei Extra! erfolgt!

2 – es wird in Bäckerei Extra! ein Preislisten-Kopf für jeden Kunden aus der Kunden-Datei erstellt. Die Nummer des Preislisten-Kopfes entspricht exakt der Kunden-Nummer. In den Preislisten-Kopf wird die Kunden-Adresse eingetragen, aus der Kundendatei holen wir uns auch die Preis-Art (Netto- bzw Brutto-Preise). Da die Kunden-Preise in Bäckerei 2003 immer 3 Nachkommastellen besitzen, wird auch diese Information in den jeweiligen Preislisten-Kopf eingetragen. Bei der Erstellung des Preislisten-Kopfes werden automatisch alle Artikel als Preislisten-Zeilen mit Null-Preis eingetragen.

3 – In die Preislisten-Zuordnungs-Datei wird automatisch eine Zuordnung für jeden Kunden zu „seiner“ Preisliste eingetragen, gültig ab dem Tages-Datum der Daten-Übernahme.

4 – Nun wird die Datei PREISE.CSV gelesen und es werden die beim Export aus Bäckerei 2003 für jeden Kunden + Artikel ermittelten Preise in die Preislisten-Zeilen-Datei eingetragen. Wenn ein Artikel nicht in der Artikel-Datei oder ein Kunde nicht in der Kunden-Datei zu finden ist, so wird angenommen, dass es sich um nicht mehr verwendete Artikel bzw Kunden handelt und es erfolgt kein Eintrag in die Preislisten-Zeilen-Datei!

Nun haben alle Kunden eine Preisliste mit Preiseinträgen, die der bisherigen Preisstruktur entsprechen, von den Preisen her gesehen könnten Sie mit der Lieferschein-Erfassung sofort loslegen. Aber: es gibt in Bäckerei Extra! umfangreiche Möglichkeiten, die Preislisten weiter zu bearbeiten! Beachten Sie bitte, dass es nun keine überlagernden Preislisten „Grundpreisliste / Spezialpreisliste“ mit Datumsbezug und keine Preise, die „von-ab/bis Datum“ gelten, mehr gibt. Jeder Kunde hat eine Preisliste und Sie können in der Preislisten-Zuordnung beliebig viele neue bzw andere Preislisten beestimmen, die für einen Kunden ab-Datum gelten sollen. Die Begrenzung auf ein einzelnes Datum wie in Bäckerei 2003 ist damit Vergangenheit!

Es wurden bei der Daten-Übernahme die Preise und die zugehörigen Zeilenrabatte übertragen, sowie die Kennzeichen Endrabatt-Sperre und Retouren-Begrenzung. Auch die „Spanne %“ – falls dort eingetragen – wird aus Bäckerei 2003 in die Preislisten von Bäckerei Extra! übernommen! Die neu in Bäckerei Extra! zur Verfügung stehenden Kennzeichen Nullpreis = OK und Retouren-Sperre bleiben bei der Übernahme auf Null und sind damit unwirksam – bis Sie selbst dort etwas eintragen.

 

Die Standard-Bestellungen (B2003: „Dauerlieferscheine“)

Unter Bäckerei 2003 waren die Dauer-Lieferscheine (jetzt: „Standard-Bestellungen“) recht kompakt aufgebaut. Man konnte identische Dauerlieferscheine einfach durch Ankreuzen des Wochentages bestimmen. Die Problematik dieser Vorgangsweise ergibt sich aus dem Umstand, dass die wochentags-mäßige Wartung und Übersicht der Standardbestellungen dadurch nicht möglich ist. Bäckerei Extra! arbeitet mit vielen Tabellen und Sie können nun die Standard-Bestellungen der Wochentage nebeneinander sehen.