WICHTIG! Der Daten-Export aus Bäckerei 2003 muss mit dem aktuellsten Bäckerei 2003 aus S-1 heraus erfolgen! Sie benötigen dazu unbedingt ein Update zu Bäckerei 2003, das wir Ihnen zusammen mit der Lizenz für Bäckerei Extra! gerne und kostenlos zukommen lassen werden! Der Daten-Export aus Bäckerei 2003 muss unmittelbar vor dem Import nach Bäckerei Extra! erfolgen! (Die Preise sind in beiden Programmen datumsabhängig!)
Die Daten-Übernahme aus Bäckerei 2003 erfolgt weitgehend vollständig, allerdings gibt es neben den vielen Verbesserungen, die Ihnen Bäckerei Extra! bietet, auch einige tiefgreifende Änderungen zur bisherigen Logik. Schließlich konnten wir in den letzten 40 Jahren einiges dazulernen. Es wäre widersinnig, alles so zu belassen wie es ist, obwohl wir wissen, wie man ein Bäckerei-Programm besser, bequemer und logischer gestalten könnte. Die folgenden Punkte gehen die Daten-Übernahme im Detail durch.
Unternehmens-Stamm, Artikel, Kunden, Preise, Standard-Bestellungen, Lieferscheine, Fakturenjournal, Zutaten + Arbeitsgänge + Rezepte,
Was in Bäckerei Extra! komplett unterschiedlich zu Bäckerei 2003 ist bzw. nicht mehr abgedeckt wird!
– DIe Grundpreisliste ist nicht mehr in der Artikeldatei untergebracht! Es werden daraus die Preislisten 10.000 (Netto-Preise), 10.001(Brutto- / Laden-Preise) und 10.002 (Inventur-Preise) gebildet! Die bisherige Grundpreisliste 0 (Null) eines Kunden mit Nettopreisen lautet nun 10.000, die bisherige Grundpreisliste 0 (Null) eines Kunden mit Brutto-Preisen lautet nun 10.001
– Bäckerei Extra! kennt keine Expedite mehr. Falls Sie an mehreren Expediten die gleichen Artikel produzieren, so können Sie die dort produzierten Artikel mit unterschiedlichen Artikelnummern kennzeichnen und bei Bedarf per Artikel-Stückliste jeweils einem gemeinsamen Artikel zuordnen.
– Statt der simplen Erlöskonten für die Artikel gibt es nun max. 30 Artikel-Erlösgruppen und max. 30 Kunden-Erlösgruppen. Das ergibt eine Matrix 30 x 30, die auch in der Fakturen-Journal-Datei verspeichert wird. Sie können nun bis zu 30 unterschiedliche Profit Center (Kunden-Erlösgruppen) definieren und die verkauften Artikel einer der 30 Artikel-Erlösgruppen zuordnen. Sie können auch eigene Filialen / Geschäfte – ohne dass sie Rechnungen erhalten haben – in eine fliegende Auswertung einbeziehen, um eine Komplett-Übersicht über Ihre Geschäftstätigkeit zu erhalten. Zum Zwecke der Überleitung in eine Finanzbuchhaltung muss jeder Kombination von Artikel-Erlösgruppe + Kunden-Erlösgruppe ein Erlöskonto (aus der Erlöskonten-Datei) zugeordnet werden. Es werden wie bisher nur die Daten von Rechnungen aus dem Fakturenjournal in die FiBu übergeleitet.
– DIe Teige aus dem Unternehmens-Stamm werden in eine eigene Teige-Datei verschoben. Statt 154 Teigen sind nun 9999 Teige möglich. Jeder Teig-Datensatz ist nun mit einem Teig-Rezept ausgestattet, damit die Teigliste auf Wunsch mitsamt einem Einwiege-Zettel für einzelne Teige gedruckt werden kann.
– Der Teil Rezepte / Kalkulation aus Bäckerei 2003 ist natürlich auch ein Teil von Bäckerei Extra! Nun gibt es statt zwei Vertriebswegen deren vier! (Wiederverkauf 1, Wiederverkauf 2, Gei-Verkauf und Detail-Verkauf) Die Zutaten, Arbeitsgänge und Rezepte werden aus Bäckerei 2003 übernommen, die Zutatengruppe 33 (Halbfabrikate) wird während der Übernahme zur Zutatengruppe 9999 (Halbfabrikate). Die Kalkulationsdaten der Artikel werden aus Bäckerei 2003 übernommen. Die bisher 5 Produktions-Kostenstellen aus Bäckerei 2003 werden in eine eigene Produktions-Kostenstellen-Datei übernommen. Sie können nun beliebig viele Produktions-Kostenstellen anlegen und in der Kalkulation verwenden!
– Die Filial-Inventur / Filial-Lagerhaltung aus Bäckerei 2003 entfällt komplett. Wer dies wünscht, kann das alles mit unserem Kassenprogramm PrimaPos erledigen, hat die Lagerstände sogar auf den Tasten des Touch-Bildschirms! Inventurlisten für Artikel und Zutaten können aber in Bäckerei Extra! weiterhin gedruckt werden.
– Das bisher in Bäckerei 2003 enthaltene ARA-System mit Verpackungs-Rezepturen etc entfällt komplett. Da war ein sehr selten verwendeter Programmteil, der Hauptnutzer dieses Programmteils hat seine Firma verkauft.
– Die bisherige Unterstützung der ÖPRODCOM-Meldung für die EU-Statistik in Bäckerei 2003 heisst nun PRODCOM-Meldung und druckt den Bericht in Wert (zB Euro) und Gewicht (kg), vorausgesetzt, das Fertiggewicht der Artikel ist bei den einzelnen Artikeln hinterlegt worden. Die PRODCOM-Meldung ist je nach Statistik-Amt meist monatlich zu erstellen und bis zum 15. des Folgemonats abzugeben. Die hier gedruckte Auswertung kann sowohl Grundlage für die Abgabe in Papier oder das von den meisten Statistik-Ämtern der EU bereitgestellte Web-Interface bereitstellen.
– Bäckerei Extra! hat vorerst keine Fremdartikelnummern mehr! Bei der Übernahme werden die 4 Fremdartikelnummern zwar in die Artikeldatei übernommen und dort gespeichert, sie werden aber nicht mehr verwendet! Der Grund ist der, dass der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen mit unterschiedlich langen Fremdartikelnummern eine zu große Herausforderung war. Es ist durchaus möglich, dass wir die Fremdartikelnummern samt Druck der Rechnungen / Lieferscheine / Aufstellungen (wie in Bäckerei 2003) bei Bedarf später doch noch ins Programm Bäckerei Extra! nehmen.
– Die Fakturen-Artikelnummern werden aus Bäckerei 2003 übernommen und bilden nun eine eigene Datei. Die bisher 9 Fakturen-Artikelnummern-Systeme werden nun zu max. 20.
– Die bisherigen “Artikel-Sortimente” aus der Artikeldatei von Bäckerei 2003 heißen nun Artikel-Stücklisten und tun genau das selbe, was die Artikel-Sortimente in Bäckerei 2003 bisher taten: die Artikel werden beim Erstellen des Backzettels in ihre Teilprodukte zerlegt . Wenn also der Artikel “ein Sackerl Kleingebäck” bisher ein Sackerl, eine Semmel, einen Kornspitz und ein Kipferl enthielt, so wird die Summe der zu produzierenden Produkte im Backzettel aufgelistet, die Anzahl “Sackerln” kann / muss nicht gelistet werden. Das hängt an der Zuordnung zur Backzettelgruppe des Artikels “Sackerl”. (Für Deutschland: österr. “Sackerl” = Tüte)
Kein Vertreter mehr! In Bäckerei 2003 gab es die Möglichkeit, je Kunde einen Vertreter und seinen Provisions-Satz für Umsätze mit diesem Kunden festzulegen. Diese beiden Datenfelder werden zwar bei der Übernahme der Daten nach Bäckerei Extra! übernommen, sind vorerst aber funktionslos. Sollte diese Funktion von einem unserer Kunden wieder gewünscht werden, so kann eine Vertreter-Datei und die Provisions-Abrechnung gerne wieder ins Programm hereingenommen werden. Zum Start wollen wir aber vermutlich tote Programmteile aus dem Programm heraushalten.
Keine Unterscheidung von Kassa- und Zielrechnungen mehr! Daher gibt es auch nur mehr eine Rechnungsnummer in Bäckerei Extra! Der Grund ist einfach. Kassarechnungen werden ja, wie der Name sagt, bar bezahlt. Diese unterliegen nun der sogenannten Barbewegungs-Verordnung, ein Kassenbeleg mit QR-Code wäre nötig. Es ist durchaus möglich, dass wir auch das noch später in Bäckerei Extra! einprogrammieren, der PC benötigt dazu aber eine Anmeldung beim Finanzamt als “Kasse” und er muss eine RKSV-Einheit an einem USB-port stecken haben. Das gibt es vorerst aber nicht. Grundsätzlich müssten Sie den Bar-Eingang in der Registrierkasse eingeben und den Kassenzettel am Rechnungsbeleg anheften.
In Bäckerei Plus! haben wir dazu bereits eine Lösung für die Bar-Rechnungen erarbeitet, diese Lösung ist auch in Bäckerei Extra! umgesetzt! Bar bezahlte Rechnungen müssen zeitnah in der Kasse erfasst werden, nicht aber “sofort!”. Der regelmäßig bar bezahlende Kunde kann im Kundensatz als BARZAHLER markiert werden, man kann die Rechnung auch bei der Erstellung der Sofortrechnung oder des Lieferschein=Rechnung als Bar-Rechnung kennzeichnen und letztlich sogar in der Fakturenjournal-Datei. Dann ist es möglich, a) diese Rechnungen in einer Tabelle aufzulisten, eine Liste drucken zu lassen sowie die Rechnungen als “bezahlt” zu kennzeichnen. Mit dieser Liste geht’s dann an die Kasse und man tippt da nur die Netto-Endsummen je MwSt-Satz ein. Oder b) wir haben eine Überleitung in unsere Kassensysteme Touch Extra! und PrimaPOS geschaffen, wo diese Rechnungen automatisch als Barverkaufs-Belege (Kassen-Bons) verbucht werden.
Zur Beachtung: Sie müssen alle so gekennzeichneten (schwarze Schrift, violetter Hintergrund) Daten nachbearbeiten oder ergänzen!
Entsprechend der Vorgehensweise im Programm Bäckerei 2003 finden alle Steuerungsdaten von Bäckerei Extra! im sogenannten Unternehmens-Stamm ihren Platz:
Registerkarte #1 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Ausstellungsort Lieferscheine + Rechnungen, einer der Bestandteile einer korrekt ausgestellten Rechnung
- UID-Nummer Inland (in Deutschland kann die “UID-Nummer Inland” auch die Steuernummer sein.
- UID-Nummer Ausland (in Österreich sind beide UID-Nummern ATU… identisch) Wird vom Übernahme-Programm gleich wie die Inlands-UID gesetzt.
- Information: letzte erstellte Rechnungsnummer (die nächste zu vergebende Rechnungsnummer orientiert sich an der letzten vergebenen Rechnungsnummer aus dem Fakturenjournal! Eine Eingabe wie in Bäckerei 2003 ist nicht mehr möglich und wäre auch nicht wirksam!)
- Monat + Tag des Geschäftsjahres-Beginns (zB 01/01 für 1. Jänner, 06/01 für 1. Juni usw.) Es wird “01/01” (Geschäftsjahr = Kalenderjahr) vom Übernahme-Programm eingesetzt! Falls Ihr Geschäftsjahr ungleich dem Kalenderjahr ist, so müssen Sie hier den Beginn des Geschäftsjahres (Monat / Tag) erfassen.
- Rechnungsnummer am Geschäftsjahres-Anfang automatisch zurücksetzen? [x] Wird vom Übernahme-Programm gesetzt, falls Sie das nicht wollen, müssen Sie das ändern!
- Erste Rechnungsnummer im neuen Geschäftsjahr. Hier können Sie die erste Rechnungsnummer des Jahres festlegen, hier wird vom Überbnahme-Programm ‘10001’ eingesetzt, wenn Sie eine andere erste Rechnungsnummer jedes Jahres wünschen, so müssen Sie diese hier eingeben!
Registerkarte #2 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- 6-zeiliger eigener Firmenname + Adresse. Bitte die Adresse korrekt zu erfassen! Diese Adresse wird für diverse Punkte im Programm verwendet, die Adress-Informationen für Lieferscheine + Rechnungen müssen aber getrennt im LS-Format und im RE-Format erfasst werden!
- 13-stellige GLN (wird für den Druck von Strichcode-Etiketten und für EDI verwendet) Bitte zu kontrollieren!
Registerkarte #3 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- 3 eigene Bankverbindungen – werden aus B2003 übernommen. Einzutragen sind Bankname, BIC + IBAN (Eingabe der IBAN kann mit Klick auf eine Schaltfläche geprüft werden!) Bitte zu überprüfen!
Registerkarte #4 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- “Steuerungs”-Informationen ist von Ihnen im Bedarfsfall zu ergänzen
Registerkarte #5 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- “Feiertage” – neu. Stellen Sie die Feiertage nach Bedarf ein
Registerkarte #6 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Steuerung der PDF-Erstellung für verschiedene Dokumente. Lieferscheine + Rechnungen werden immer als PDF abgelegt. Das Übernahme-Programm setzt alle CheckBoxen automatisch.
Registerkarte #7 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Steuerungen für Eingabe und Verwaltung der Warengruppen zu den Artikeldaten. Bitte eintragen!
Registerkarte #8 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Bezeichnung der 30 Artikel-Auswahlen. Wenn Sie Artikel zu einer Gruppe (zB für Statistiken) zusammenfassen wollen, dann sind hier die Bezeichnungen dieser “Gruppen” einzugeben.
Registerkarte #9 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Zusatztexte zur automtischen Vergabe und Aufdruck auf Lieferscheine / Rechnungen ohne MwSt-Angabe (Inland, EU, Nicht-EU)
Registerkarte #10 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Bezeichnung der 30 Kunden-Auswahlen. Wenn Sie Kunden zu einer Gruppe (zB für Statistiken) zusammenfassen wollen, dann sind hier die Bezeichnungen dieser “Gruppen” einzugeben.
Registerkarte #11 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Die Bezeichnung der 20 Telefonlisten. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 wird die Telefonliste #1 aus den Daten von Bäckerei 2003 bestückt (Kundendatensatz: Telefonliste: J/N)
Registerkarte #12 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
Setzen Sie die gezeigten Checkboxen nach Ihren Bedürfnissen, beide sind recht praktisch und fehlten eigentlich in Bäckerei 2003! Bei der Übernahme setzen wir diese beiden CheckBoxen automatisch.
- CheckBox, um die Anlage eines neuen Artikels mit Null-Preis auch gleich in allen Preislisten durchzuführen. Sie haben dann immer alle Preislisten vollständig mit allen Artikeln!
- CheckBox, um eine neu angelegte Preisliste sofort mit allen Artikel (mit Null-Preis) zu füllen.
Registerkarte #13 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
Steuerung der Lieferschein-Erfassung. Wird teils auf Basis der vorhandenen B2003-Daten gesetzt. Überprüfen Sie die Daten dennoch!
- RadioBox, um die Mengenfelder zu wählen (B2003: Liefermenge, Korrekturmenge, Retourmenge, bzw BackPlus: Liefermenge, Retourmenge)
- RadioBox, um die Fortbewegung in der Eingabezeile zusteuern. Also entweder ähnlich Bäckerei 2003 oder ähnlich Bäckerei Plus!
- RadioBox, ob Nullmengenzeilen im dargestellten Lieferschein zulässig sind oder nicht. In Bäckerei 2003 waren sie bekanntlich nicht zulässig, in Bäckerei Plus! aber sehr wohl!
- CheckBox, ob inaktive Kunden in der Kundentabelle des Lieferschein-Erfassungs-Fensters gezeigt werden sollen oder nicht. In Bäckerei Plus! wurden sie nicht gezeigt, in Bäckerei 2003 sehr wohl, aber mit Farb-Hinterlegung der Adresszeilen.
- CheckBox, ob Kunden mit Lieferstopp in der Kundentabelle des Lieferschein-Erfassungs-fensters gezeigt werden sollen oder nicht. Neu!
- CheckBox, ob das Lieferdatum im Fenster der Lieferschein-Erfassung die Farbe ändern soll, wenn das aktuelle Lieferdatum verlassen wird. Ist in B2003 und BPlus! Standard, ist nach der Übernahme eingeschaltet, kann hier aber abgeschaltet werden.
Registerkarte #14 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Die eigenen e-Mail-Daten für den automatischen Versand von Lieferscheinen, Rechnungen, Aufstellungen etc. Falls Sie den e-Mail Versand wünschen, dann bitte die e-Mail-Daten einzutragen! (Achtung: gmail funktioniert noch nicht!)
Registerkarte #15 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Die Parameter einer angeschlossenen Waage. Achtung: viele Waagen haben heutzutage eigene Protokolle, die extra anzupassen sind.
Registerkarte #16 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Überschriften. Hier können die Überschriften über den Spalten von Lieferscheinen und Rechnungen angepasst werden. Bei der daten-Übernahme werden diese Felder mit den Standard-Texten gefüllt!
Registerkarte #17 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Buchhaltung. Bereichs-Prüfung der eingegebenen Debitoren-Konto-Nummern und der eingegebenen Erlös-Konto-Nummern
Registerkarte #18 des Unternehmens-Stammes von Bäckerei Extra!:
- Kalkulation Österreich (mit Arbeitsgängen): Vertriebskosten der Vertriebswege, Verwaltungskosten und kalkulatorischer Gewinn.
Unterschied gegenüber Bäckerei 2003: der Unternehmens-Stamm von Bäckerei Extra! enthält keine Artikel-Gruppen, Preislisten-Gruppen, Backzettel-Gruppen, Waren-Gruppen, Kunden-Gruppen, Zutaten-Gruppen, Teige usw., diese sind in Bäckerei Extra! in getrennten Dateien untergebracht!
- Artikelnummer 1 – 999999 (bisher: 1 – 9999)
- Artikel-Bezeichnung 100 Zeichen (bisher 23 Zeichen)
- Artikel-Suchbegriff 30 Zeichen (bisher 10 Zeichen)
- MwSt-Code 17 verschiedene, (bisher 7), Reserviert: 18: 0% Inland, 19: 0% EU-Ausland, 20: 0% Nicht-EU-Ausland, bisher 7 MwSt-Codes
- GTIN 8 / 13 wie bisher
- Artikel-Gruppe (nun 1 – 9999, bisher 33)
- Backzettel-Gruppe 1 – 9999, wird gleich Artikel-Gruppe gesetzt
- Preislisten-Gruppe 1 – 9999, wird gleich wie Artikelgruppe gesetzt
- Artikel-Erlös-Gruppe 1 – 30, wird wie bisher die Artikel-Erlöskonten auf 1 – 20 gesetzt
- Waren-Gruppe 1 – 999999 bisher 1 – 33
- Kassen-Eigenschaft (frei, programmiert …) wie bisher in Bäckerei 2003
- Liefermenge aus LS am Backzettel? [x]
- Liefermenge aus LS auf Teigliste? [x]
- Umsätze dieses Artikels auf Statistiken? [x]
- ASCII-Import. Artikel aus Excel-Liste importieren? [x]
- BIO-Produkt? [x]
- HOGAST-Artikel-Gruppe 5 Zeichen
- Dieser Artikel ist teilbar? [x]
- Eigenes Produkt? (vs Zukauf-Produkt) [x]
- EDI-Mengen-Einheit 5 Zeichen (Stück, Liter, kg …)
- Liste der Teige, aus denen dieses Produkt besteht (aus Bäckerei 2003 max 3 Teige, nun beliebig viele)
- Informations-Text zum Artikel
- RTF-Text, der am Kundendisplay des Kassensystems zur Anzeige gelangen kann
- 30 Auswahlen, die es erlauben, Artikel zu Gruppen zusammenzufassen.
- Teig-Gewicht in Gramm / MEh (neu, leer)
- Fertiggewicht in Gramm / MEh (wie in Bäckerei 2003)
- Wieviele Tage haltbar? 1 – 999 (für einfachen Etikettendruck etc.)
- Artikel ist eishausfähig? [x] (aus Bäckerei 2003)
- ein Bild des Artikels
- 4 x Fremdartikelnummern (mit Länge max. 13 Zeichen und links-/rechts-bündig) – vorerst ohne Funktion
- Tabelle der Lieferstopps für diesen Artikel (neu: an diesen Tagen kann der Artikel nicht auf den LS kommen!)
Die Kunden
Die Preislisten + die Preise
Die Preisbildung in Bäckerei 2003 ist sehr kompliziert, es ist damit fast alles Denkbare möglich, doch es ist schwierig, das System erst einmal zu verstehen. Sie als Nutzer von Bäckerei 2003 kennen das. Wir haben uns entschieden, die Preisbildung in Bäckerei Extra! radikal und deutlich zu vereinfachen – damit sich jeder Anwender auskennen kann. Es ist aber nicht ganz einfach, diese Daten von “kompliziert” auf “leicht verständlich” überzuleiten. Da passieren unweigerlich Fehler bei der Übernahme, keine großen, aber vermutlich einige kleine! Es ist daher unerlässlich, die Preise in Bäckerei Extra! nach der Übernahme zu kontrollieren und fehlerhafte Übernahmen zu korrigieren!
Sie können bei der Übernahme zwischen zwei verschiedenen Modi wählen:
1 – Die Übernahme endet in zwei Preislisten für jeden Kunden
Damit erhalten Sie die von Bäckerei 2003 her vertraute Struktur auch in Bäckerei Extra!. Jeder Kunde hat eine Grundpreisliste und eine Spezialpreisliste – jede auch mit der bisher vergebenen Nummer. Mit einigen zu beachtenden Dingen!
1 – Da die Artikel-Datei von Bäckerei Extra! keine Preise mehr enthält und die Grund-Preisliste Null daher auch nicht mehr existiert, werden diese drei Preislisten aus der Artikel-Datei als Preislisten in der Preislisten-Datei neu angelegt (die allgemeine Wiederverkaufspreisliste mit den Netto-Preisen ist nun Preisliste 10000, die Ladenpreisliste mit den Brutto-Preisen ist nun Preisliste 10001 und die Inventurpreisliste aus Bäckerei 2003 wird zur Preisliste 10002 ) Hat ein Kunde Netto-Preise, so wird ihm an Stelle der Grundpreisliste Null die Grund-Preisliste 10000 zugewiesen, hat der Kunde hingegen Brutto-Preise und Grundpreisliste Null, so wird ihm die Grundpreisliste 10001 zugewiesen. Info: wer in Bäckerei 2003 nichts in den Kopf einer Preisliste (ist nur Text) hineingeschrieben hat, dem wird auch kein Preislisten-Kopf verspeichert und dann auch nicht nach Bäckerei Extra! übertragen. Fehlende Preislistenköpfe werden bei der Übernahme der Preise entdeckt und automatisch angelegt. Sie werden daher (meist) eine Menge Preislistenköpfe mit der Bezeichnung “.. automatisch angelegt ..” vorfinden. Denn, in Bäckerei Extra! müssen die Preislistenzeilen eine Preislistenkopf haben, in Bäckerei 2003 hingegen nicht.
2 – Die Datumsabhängigkeit der Preislisten in der Kunden-Datei von Bäckerei 2003 wird in Bäckerei Extra! ganz einfach umgesetzt. Ist das Übernahmedatum gleich oder größer als der Eintrag “Gültig ab Datum”, so wird dem Kunden in der Preislisten-Zuordnungs-Datei die Neue Grund- oder die Neue Spezial-Preisliste zugeordnet und nicht die reguläre. Ist das Übernahme-Datum jedoch kleiner als der Eintrag “Gültig ab Datum”, so wird die Grund-Preisliste bzw die Spezial-Preisliste zugeordnet. Zur Beachtung: falls sie schon neue Preislisten für ein Datum größer als das Übernahmedatum vorbereitet haben, so werden diese zwar nach Bäckerei Extra! übertragen, das Feld “gültig ab Datum” aber ignoriert, weil das Übernahmedatum kleiner als das “Ab Datum” ist!!
3 – Die Datumsabhängigkeit der Preise in Bäckerei 2003. Zusätzlich zur Datumsabhängigkeit ganzer Preislisten können in Bäckerei 2003 die einzelnen Preise eine Datumsabhängigkeit erhalten. Da gibt es entweder “Ab Datum” (das “Bis Datum” ist nicht eingetragen) oder ein “Von Datum” UND ein “Bis Datum”. Falls das Übernahmedatum größer als das “Ab Datum” ist ODER das Übernahmedatum zwischen das “Von Datum” und das “Bis Datum” fällt, so wird der neue Preis und der neue Zeilenrabatt und – falls mit “J” gesetzt, auch die Endrabatt-Sperre übernommen. Nach der Übernahme nach Bäckerei Extra! ist es Ihre Aufgabe, die übernommenen Preise zu kontrollieren und – falls nötig – die korrekten Preise einzutragen! Bäckerei Extra! hat keine Möglichkeit mehr, solche datumsabhängigen Preise zu berücksichtigen!
2 – Die Übernahme endet in nur einer Preisliste für jeden Kunden.
Beim Export der Daten aus Bäckerei 2003 wird unter vielem anderen auch die Datei PREISE.CSV erstellt, die für alle Kunden und alle Artikel einen Preis enthält, egal, ob der Kunde einen Artikel je bezogen hat oder nicht. Die Bepreisung der Artikel bezieht sich dabei auf das Übernahmedatum des Exports und Imports und wird vom internen Preisermittlungsmechanismus von Bäckerei 2003 durchgeführt. Nicht berücksichtigt bei der Preisbildung werden eventuell definierte Kunden-Sortimente und Aktions-Zeiträume. Es hat also jeder Kunde für jeden Artikel einen Preis in der Datei PREISE.CSV, einen Preis, der am Übernahme-Datum gültig war / ist. Jeder Kunde erhält folgerichtig während der Übernahme nach Bäckerei Extra! eine Grund-Preisliste mit seiner Kundennummer. Kunde 17 hat die Grund-Preisliste 17, Kunde 27 hat die Grundpreisliste 27 usw. Die ursprünglichen Preislisten der Kunden werden dabei ignoriert.
Anmerkung: Es gibt in Bäckerei Extra! natürlich Spezial-Preislisten und sogar Aktionen und Aktions-Preislisten, bei dieser Art der Übernahme bleiben diese zusätzlichen Preislisten unbeachtet! Sie können in weiterer Folge natürlich mit diesen zusätzlichen Preislisten arbeiten.
1 – Ist der Kunde aktiv?
Im Kunden-Datensatz gibts gleich auf der ersten Seite eine Checkbox mit Namen Status Kundensatz – INAKTIV?
In der Kunden-Tabelle der Lieferschein-Erfassung sind inaktive Kunden mit roter Farbe gekennzeichnet, auch die Adresse ist rot hinterlegt. Sie können im Unternehmens-Stamm in der Registerkarte Lieferscheine die Darstellung inaktiver Kunden unterbinden. Sollte die Checkbox im Kunden-Datensatz als “inaktiv” gesetzt sein, so erhaten Sie in der Lieferschein-Erfassung sofort eine Meldung, dass der Kunde nicht beliefert werden sollte. Sie können sich für den Fall, dass der Kunde dennoch beliefert werden soll, entscheiden, diese Warnung zu ignorieren und die Erfassung der Lieferschein-Zeile fortsetzen.
2 – Gibt es für diesen Kunden einen Lieferstopp?
Bäckerei Extra! bietet eine Lieferstopp-Datei. In dieser Datei können Sie festlegen, wann es für einen Kunden einen Lieferstopp gibt. Sie können wählen, ob Sie diesen Lieferstopp “ab Datum” oder “von-bis Datum” verstanden haben wollen. Auch die Wochentage, an denen es keine Belieferung geben soll, können festgelegt werden. Es besteht also die Möglichkeit, sowohl Urlaube wie “vom 1.3.2023 bis 15.3.2023” wie auch Ruhetage “ab 1.1.2023 und ein Häkchen bei Montag und Dienstag” zu definieren.
Bäckerei Extra! wird Kunden mit Lieferstopp am gewählten Tag in oranger Farbe ausweisen und beim Versuch, so einen Kunden zu beliefern, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wobei Sie wählen können, ob Sie diesen Kunden trotz Lieferstopp dennoch beliefern wollen.
3 – Ist dieser Artikel überhaupt angelegt?
Wenn Sie sich vertippt haben und eine Artikelnummer gewählt haben, für die es keinen Datensatz in der Artikeldatei gibt, so nimmt Bäckerei Extra! an, dass Sie sich vertippt haben, macht einen Pieps und geht auf das Start-Feld zurück!
4 – Ist der Artikel überhaupt zulässig?
Im Kunden-Datensatz von Bäckerei Extra! befinden sich auf der Registerkarte zwei ComboBoxen, die je eine Artikel-Auswahl der an Normaltagen und der am Feiertagen zulässigen Artikel wählen lassen. Damit können Sie für bestimmte Kunden (oder auch alle) festlegen, welche Artikel an Werktagen / Feiertagen produziert und geliefert werden können.
Wenn sich der gewählte Artikel nicht in der entsprechenden Auswahl befindet, so gibt es eine Meldung, die Sie im Falle eines Falles auch übersteuern können.
5 – Gibt es für diesen Artikel eine Nichtverfügbarkeit?
Auch für Artikel kann man “Lieferstopps” vergeben! In Bäckerei Extra! nennen wir das eine Nichtverfügbarkeit ! An bestimmten Wochentagen und innerhalb eines gewissen Zeitraums kann man einen Artikel als “nichtverfügbar” eintragen. Damit wird vermieden, dass dieser Artikel überhaupt geliefert wird. zB sind Osterhasen nur in der Osterzeit lieferbar, also werden Osterhasen für außerhalb dieser mit von-bis Datum festgelegten Zeit nicht verfügbar sein. Sie können aber auch festlegen, dass in Ihrer Backstube ein bestimmtes Produkt zB nur an Dienstagen und Freitagen verfügbar ist.
Wenn der gewählte Artikel an diesem Tag / Wochentag nicht verfügbar ist, so gibt Ihnen Bäckerei Extra! eine entsprechende Meldung, die Sie im Falle eines Falles auch übersteuern können.
6 – Ist für diesen Kunden + Artikel an diesem Tag eine Aktion in die Aktions-Datei eingetragen?
Aktionen werden in Deutschland auch Angebote genannt! In Bäckerei Extra! ist es möglich, Aktionen von-bis Datum oder ab Datum festzulegen. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie die Wochentage bestimmen, an denen diese Aktion gelten soll. Sie können in Bäckerei Extra! natürlich nicht nur den Preis für den Aktions-Zeitraum festlegen sondern auch den Zeilenrabatt, ob das Aktions-Kennzeichen auf Lieferscheinen und Rechnungen aufscheinen soll, ob eine Endrabatt-Sperre gelten soll, ob dieser Aktionsartikel von der Retouren-Begrenzung mit betroffen sein soll, ob, falls der Artikel gratis sein soll, dieser Null-Preis OK sein soll, ob es eine Retouren-Sperre geben soll, also zwar Retouren zurückgeschrieben, aber nicht zurückgerechnet werden sollen. Letztlich können Sie die Bezeichnung des Artikels im Aktions-Zeitraum festlegen, also zB “Aktions-Semmel”.
Falls für den gewählten Artikel, diesen Kunden und diesen Tag ein lt. Datum gültiger Eintrag in der Aktions-Datei besteht, so werden der Aktions-Datei Preis, Zeilenrabatt usw entnommen und es springt die Eingabe auf das erste Mengenfeld. Der Preis, die Konditionen und die Bezeichnung des Artikels werden bis zur Beendigung der Eingabe dieser Lieferschein-Zeile festgehalten.
7 – Ist für diesen Kunden + Artikel eine Aktion in der zugeordneten Aktionspreisliste eingetragen?
Bäckerei Extra! bietet Ihnen zusätzlich zur Möglichkeit des Eintrags von Aktionen in die Aktions-Datei auch ganze Aktions-Preislisten. Die Verwendung einer Aktions-Preisliste statt einzelner Einträge in die Aktions-Datei hat den Vorteil, dass so eine Aktions-Preisliste mehreren Kunden zugeordnet werden kann. Wenn Sie also einen Kunden mit 10 Filialen beliefern und die Aktionspreise für einen bestimmten Zeitraum ausgehandelt wurden, so können Sie ganz einfach jedem dieser Kunden die Aktions-Preisliste zuordnen. Dies natürlich nur im Falle, dass diese 10 Filialen da und dort unterschiedliche Preise haben. Hätten sie alle die selbe Preisliste, so wäre nur eine Zuweisung mitt Akktions-Preisliste oder Aktions-Datei nötig.
Wurde für diesen Kunden ein lt Datum gültiger Eintrag in der Aktionspreisliste gefunden, so so werden der Aktionspreisliste der Preis, der Zeilenrabatt usw entnommen und es springt die Eingabe auf das erste Mengenfeld. Der Preis, die Konditionen und die Bezeichnung des Artikels werden bis zur Beendigung der Eingabe dieser Lieferschein-Zeile festgehalten und mit verspeichert.
8 – Ist für diesen Kunden + Artikel ein gültiger Eintrag in der Spezialpreisliste zu finden?
Bäckerei Extra! bietet Ihnen, ähnlich wie das Programm Bäckerei 2003, die Möglichkeit, Grundpreislisten und Spezialpreislisten zu definieren. Anders als in Bäckerei 2003 ist die Gültigkeit der Spezialpreisliste und der Grundpreisliste identisch. Sie haben aber die Möglichkeit, diese Kombination von Grundpreisliste + Spezialpreisliste beliebig oft per Preislisten-Zuordnung zu vergeben! Null-Preise in der Spezialpreisliste werden ignoriert – es sei denn – es wäre dort die CheckBox “Nullpreis OK?” geklickt.
Wurde für diesen Kunden und das Lieferschein-Datum ein gültiger Preis-Eintrag in der Spezialpreisliste gefunden, so werden der Preis, der Zeilenrabatt usw entnommen und es springt die Eingabe auf das erste Mengenfeld. Der Preis, die Konditionen und die Bezeichnung des Artikels werden bis zur Beendigung der Eingabe dieser Lieferschein-Zeile festgehalten und mit verspeichert. Zur Beachtung: die Einträge in der Grundpreisliste bleiben in Bäckerei Extra! unbeachtet.
9 – Ist für diesen Kunden + Artikel ein gültiger Eintrag in der Grundpreisliste zu finden?
Jedem Kunden muss in Bäckerei Extra! eine Grundpreisliste zugeordnet worden sein! Im Menüpunkt [Preise] von Bäckerei Extra! gibt es sogar ein Test-Programm, das prüft, ob jedem Kunden eine Grundpreisliste zugeordnet wurde. Findet sich in der Grundpreisliste kein Preis, so wird nach Eingabe der Liefer- / Korrektur- / Retour-Menge automatisch zum Preisfeld gesprungen. Wenn Sie keinen Preis eingeben, so müssen Sie wenigstens die CheckBox “Nullpreis OK!” klicken, um da herauszukommen.
Die Standard-Bestellungen (B2003: “Dauerlieferscheine”)
Unter Bäckerei 2003 waren die Dauer-Lieferscheine (jetzt: “Standard-Bestellungen”) recht kompakt aufgebaut. Man konnte identische Dauerlieferscheine einfach durch Ankreuzen des Wochentages bestimmen. Die Problematik dieser Vorgangsweise ergibt sich aus dem Umstand, dass die wochentags-mäßige Wartung und Übersicht der Standardbestellungen dadurch nicht möglich ist. Bäckerei Extra! arbeitet mit vielen Tabellen und Sie können nun die Standard-Bestellungen der Wochentage nebeneinander sehen.