Bäckerei Extra! ist sehr flexibel, die gedruckten Lieferscheine (und natürlich auch die Rechnungen) an Ihre persönlichen Wünsche bzw Bedürfnisse anzupassen!
Muster-Lieferschein-Formate: Das Programm wird mit 15 Muster-Lieferschein-Formaten geliefert. Diese sollen es Ihnen ermöglichen, von einem bereits funktionierenden Layout auszugehen und zB für Tests von Bäckerei Extra! keine Lieferschein-Formate anlegen zu müssen.
Die Papiergrößen: Grundsätzlich ermöglichen die in Bäckerei Extra! enthaltenen Konfigurations-Möglichkeiten den Druck von Lieferscheinen (und natürlich auch Rechnungen) auf jedes nur denkbare Papierformat! Die 20 Muster-Lieferschein-Formate beschränken sich auf die sieben Standard-Papiergrößen A4, A5, A6, 12″x240mm, 8″x240mm, 8″x148mm und 6″x240mm alle im Hoch- und Querformat. Selbstverständlich können Sie Ihre spezielle Papiergröße auch selbst definieren! Es versteht sich von selbst, dass Sie Papier im gewählten Papier-Format vorrätig haben müssen und dass Ihr Drucker dieses Papier-Format auch bedrucken können muss! Die Einstellungen für das gewünschte Papier-Format müssen Sie selbst in Windows beim entsprechenden Druckertreiber (Systemsteuerung: “Geräte und Drucker”) vornehmen.
Bäckerei Extra! bietet Ihnen 15 verschiedene Grund-Typen von Lieferscheinen mit einer Auswahl aus 18 verfügbaren Druckspalten. Jeder gewählte Lieferschein-Typ kann überarbeitet werden, es können Spalten hinzugefügt oder entfernt werden. Sie fassen das Design der Lieferscheine in einem Lieferschein-Format zusammen.
also 15 verschiedene Varianten eines Lieferscheins, was Ihnen insgesamt 240 grundsätzliche Möglichkeiten der Ausgestaltung der Lieferscheine bietet. Wenn man noch zwischen Lieferscheinen in Farbe und in schwarz-weiß für die auf A4/A5/A6 zu druckenden Lieferscheinen ausgeht, so stehen Ihnen in Bäckerei Extra! insgesamt 360 verschiedene Muster-Lieferscheine zur Auswahl bereit! Zur Beachtung: anders als in Bäckerei Plus! gibt es in Bäckerei Extra! die Möglichkeit der Vorschau – Sie können alle Ihre Änderungen an einem Lieferschein-Format sofort überprüfen, ein Druck des Muster-Lieferscheins kann, muss aber nicht erfolgen!
Erläuterung der Mengenspalten auf den Lieferscheinen: Bäckerei Extra! bietet 3 verschiedene Arten von “Mengen” – das auch in der Lieferschein-Erfassung. Dann die Liefermenge, das ist ist, wie es der Name sagt, jene Menge, die dem Kunden geliefert werden soll. Die Differenz zwischen Liefermenge und tatsächlich angelieferter Menge ist die Korrekturmenge, jene Menge also, die mehr oder weniger als die bestellte Menge geliefert wurde, das Vorzeichen +/- ist dabei entscheidend. Die Retourmenge ist jene Menge, die der Kunde zurückgibt und bei der Verrechnung gutgeschrieben oder auch nicht gutgeschrieben (Retourensperre) wird. Als letztes gibt es die Verrechnungsmenge, jene Menge also, die dann tatsächlich zur Verrechnung gelangt, also Liefermenge ±Korrekturmenge -Retourmenge.
Die Erläuterung aller wählbaren Spalten auf Lieferscheinen erklärt Ihnen, welche Spalten wahlweise auf einen Lieferschein gedruckt und gesehen werden können.
Die 15 Grund-Typen von Lieferscheinen
1 – Lieferscheine ohne Preise
* mit Liefermenge
* mit Liefermenge + Retourmenge
* mit Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge
Anmerkung: selbstverständlich besteht die gesamte Lieferschein-Zeile immer aus Artikelnummer + Artikelbezeichnung + … Mengen …. Da wir dies für selbstverständlich halten, werden diese Lieferschein-Spalten hier nicht erwähnt. Sie können zusätzlich beliebige Lieferschein-Spalten auswählen!
2 – Lieferscheine mit Preisen
* mit Liefermenge + Preis + Zeilenrabatt
* mit Liefermenge + Retourmenge + Preis + Zeilenrabatt
* mit Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge + Preis + Zeilenrabatt
Anmerkung: der auf diesen Lieferscheinen angedruckte Preis ist der Stückpreis kann aus der aktuellen Preisliste des Kunden oder einer von Ihnen frei gewählten Preisliste (1-60) stammen. Die Spalte “Zeilenrabatt” kann, muss aber nicht angeführt sein!
3 – ausgerechneter Lieferschein
* mit Liefermenge + Preis + _MRSNAX + Gesamtpreis + Zeilenrabatt
* mit Liefermenge + Retourmenge + Preis + _MRSNAX + Gesamtpreis + Zeilenrabatt
* mit Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge + Preis + _MRSNAX + Gesamtpreis + Zeilenrabatt
Anmerkung: _MRSNAX sind bis zu sechs (sehr schmale) Spalten am Lieferschein und sollen ihn für Sie und für den Empfänger des Lieferscheins besser lesbar machen. _M steht für den Mehrwertsteuer-Code (1-20) – nicht aber für den MwSt-Satz. R steht für Retourenbegrenzung, besagt also, dass der jeweilige Artikel auf einer Sammelrechnung in die Berechnung der Retourenbegrenzung eingeschlossen sein wird. Die Anführung dieses Kennzeichens auf einem Lieferschein wird nur unter bestimmten Umständen empfohlen, eine Berechnung der Retourenbegrenzung ist nur auf Sammelrechnungen sinnvoll und erfolgt in Bäckerei Extra! auch nur dort! S besagt, dass der jeweilige Artikel mit einer Endrabatt-Sperre versehen ist und auf die Zeilensumme dieses Artikels kein Endrabatt mehr berechnet werden wird. N bedeutet Null-Preis OK, was besagt, dass ein in der Preisliste angegebener Nullpreis bei der Lieferschein-Eingabe ohne weitere Nachfrage akzeptiert wird. (Achtung! Dies kollidiert mir der aus Bäckerei Plus! bekannten Festlegungs-Möglichkeit im Kundensatz, dass Artikel mit Null-Preis beim betreffenden Kunden ungültig sein sollen, als Alternative werden in Bäckerei Extra! die Artikelauswahlen geboten, mit denen eine Eingrenzung des Artikel-Sortiments für einen oder mehrere Kunden erfolgen kann) A bedeutet, dass für diesen Artikel ein Aktionspreis angeführt ist. X bedeutet, dass in der Preisliste festgelegt wurde, dass für diesen zwar zurückgenommen aber nicht zurückberechnet werden! Alle diese Spalten können bei Nichtgebrauch in der Konfiguration des Lieferschein-Formates im Kundendatensatz ausgeschaltet werden! Auch der Zeilenrabatt – falls Sie bei einem oder einer Gruppe von Kunden keinen verwenden – kann vom Druck ausgeschlossen werden.
4 – Lieferschein = Rechnung
* mit Liefermenge + Preis + _MRSNAX + Gesamtpreis + Zeilenrabatt
* mit Liefermenge + Retourmenge + Preis + _MRSNAX + Gesamtpreis + Zeilenrabatt
* mit Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge + Preis + _MRSNAX + Gesamtpreis + Zeilenrabatt
Anmerkung: der “Lieferschein = Rechnung” wird im Format eines Lieferscheins (zB A5 oder A6) gedruckt und nicht im Format einer Rechnung (meist A4 Hoch- oder Querformat)
5 – Lieferschein mit Strichcodes
* mit Strichcode + Liefermenge
* mit Strichcode + Liefermenge + Retourmenge
* mit Strichcode + Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge
Anmerkung: die Breite und Höhe des Strichcodes (EAN-13 oder EAN-8) kann von Ihnen in der Konfiguration des Lieferschein-Formates exakt festgelegt werden, 35,5 mm x 25,3 mm. Auch der Vorschub zur nächsten Zeile kann festgelegt werden.
Die Mengenspalten des Lieferscheins
Aus Bäckerei Plus! kennen Sie 2 Mengenspalten am Lieferschein: Liefermenge + Retourmenge
Aus Bäckerei 2003 kennen Sie 3 Mengenspalten am Lieferschein: Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge
In Bäckerei Extra! gibt es max. 4 verschiedene Mengenspalten:
– die Liefermenge das ist die Menge eines Artikels, die der Kunde geliefert erhalten soll.
– die Korrekturmenge das ist die ±Menge, die die Differenz zwischen der Liefermenge und der tatsächlich beim Kunden abgelieferten Menge ist.
– die Retourmenge das ist die zurückgenommene und eventuell auch zurückverrechnete Menge. Das Kennzeichen X in der Preisliste bzw der LS-Zeile verhindert die Zurückrechnung.
– die Verrechnungsmenge kommt eigentlich nur auf ausgerechneten LSen und Lieferscheinen = Rechnung vor und kann natürlich nicht in der Lieferschein-Erfassung eingegeben werden.
Diese Mengenspalten finden in den wählbaren Einstellungen zur Lieferschein-Erfassung im Unternehmensstamm von Bäckerei Extra! ihre Entsprechung! Das heißt: alle Arbeitsstationen im Netzwerk von Bäckerei Extra! arbeiten mit der gleichen Vorgabe!
1) Sie erfassen wie in Bäckerei 2003: Liefermenge + Korrekturmenge + Retourmenge
=> die Verrechnung auf der Sammelrechnung: Liefermenge ±Korrekturmenge – Retourmenge = Verrechnungsmenge.
2) Sie erfassen wie in Bäckerei Plus!: Liefermenge + Retourmenge
=> die Verrechnung auf der Sammelrechnung: Liefermenge – Retourenmenge
Anmerkung: Die Berechnung der Lieferschein-Zeilen erfolgt immer als: (Liefermenge ±Korrekturmenge -Retourmenge) * Preis abzügl. Zeilenrabatt = Zeilensumme
Erklärung aller Spalten auf den Lieferscheinen
In der Definition eines Lieferschein-Formates können Testdrucke von Lieferscheinen mit beliebigen Spalten erstellt werden. Das Lieferschein-Format gibt die Definition aller möglichen Lieferscheine in Sachen von Farben und Schriftarten, Kopfbild und Kopftext sowie aller anderen möglichen Details eines Lieferscheines vor. Das Lieferschein-Format besagt aber noch nicht, wie die jeweiligen Lieferscheine der Kunden konkret hinsichtlich der angedruckten Spalten aussehen werden. Das bestimmen Sie erst im Kunden-Datensatz, wo ebenfalls die Möglichkeit des Druckes eines Test-Lieferscheines vorgesehen ist.
Die gewünschten Spalten des Lieferscheins werden im Kunden-Datensatz zuerst durch das Lieferschein-Format, dann den Lieferschein-Typ und letztlich aus einer zweispaltigen CheckBox ausgewählt:
Zur Beachtung! Die Lieferschein-Spalten werden in der in der CheckBox vorgegebenen Reihenfolge am Lieferschein angedruckt!
1 – Die Artikelnummer. In Bäckerei Extra! gibt es – wie auch in Bäckerei 2003 – insgesamt 6 verschiedene Artikelnummer. Sie entscheiden sich bei der Anlage des Kunden, welches der sechs Artikelnummern-Systeme auf allen Dokumenten, die der Kunde bekommen wird, anzudrucken ist. Die Artikelnummernsysteme sind: (1) das “interne” Artikelnummernsystem 1 – 999999 von Bäckerei Extra! (2), (3), (4) und (5) ist eines der 4 im Unternehmensstamm definierbaren Fremdartikelnummernsysteme mit je max. 14 Stellen. (6) sind die bis zu 13-stelligen GTINs (früher: EAN-Nummern), die in den entsprechenden Feldern des Artikel-Datensatzes automatisch oder händisch einzutragen sind. Die Breite der Spalte “Artikelnummer” orientiert sich am gewählten Artikelnummernsystem und der im Unternehmens-Stamm definierten Stellenzahl.
2 – Strichcode. Mit Klick in diese CheckBox druckt Bäckerei Extra! den 13-stelligen GTIN-Strichcode des Artikels in die Lieferschein-Zeile. Die Höhe und Breite des anzudruckenden Strichcodes / Barcodes wird im gewählten Lieferschein-Format bestimmt.
3 – Mehrzeilige Artikelbezeichnung. Mit Klick in diese CheckBox druckt Bäckerei Extra! die maximal 120 Zeichen lange Artikelbezeichnung. Artikelbezeichnungen sind in der Lieferschein-Erfassung änder- bzw überschreibbar und können zB den gleichen Artikel mit unterschiedlicher Beschreibung betreffen (zB Torten mit Beschriftung). Die Artikelbezeichnung wird bei Bedarf mehrzeilig gedruckt. Achtung! Weder der Andruck der einzeiligen Artikelbezeichnung noch der Andruck des Suchbegriffs sind zusätzlich zur mehrzeiligen Artikelbezeichnung möglich!
4 – Einzeilige Artikelbezeichnung. Mit Klick in diese CheckBox werden nur so viele Zeichen der Artikelbezeichnung angedruckt, wie in eine Artikelzeile passen. Achtung! Weder der Andruck der mehrzeiligen Artikelbezeichnung noch der Andruck des Suchbegriffs ist zusätzlich zur einzeiligen Artikelbezeichnung möglich!
5 – Artikel-Suchbegriff. Mit Klick in diese CheckBox wird der max. 30 Zeichen lange Artikel-Suchbegriff einzeilig als Artikelbezeichnung in die Artikelzeile gedruckt. Alle Zeichen, die nicht in die Spalte passen, fallen weg. Achtung! Weder der Andruck der ein- noch der mehrzeiligen ist zusätzlich zum Artikel-Suchbegriff möglich!
6 – Liefermenge. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit der Liefermenge in den Lieferschein gedruckt. Alle Mengen werden immer mit 2 Nachkommastellen erfasst und gedruckt. Wenn diese CheckBox geklickt wird, ist die Spalte “Liefermenge vorne” nicht druckbar!
7 – Korrekturmenge. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit der Korrekturmenge in den Lieferschein gedruckt. Alle Mengen werden immer mit 2 Nachkommastellen erfasst und gedruckt.
8 – Retourmenge. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit der Retourmenge in den Lieferschein gedruckt. Alle Mengen werden immer mit 2 Nachkommastellen erfasst und gedruckt.
9 – Verrechnungsmenge. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit der Verrechnungsmenge in den Lieferschein gedruckt. Alle Mengen werden immer mit 2 Nachkommastellen erfasst und gedruckt.
10 – Mehrwertsteuer-Code. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit dem Mehrwertsteuer-Code (01 – 20) angedruckt. Wird dem Kunden nur Ware mit einem MwSt-Code geliefert, so erübrigt sich vermutlich die zeilenweise Anführung des MwSt-Codes. Bei ausgerechneten Lieferscheinen bzw LS=Rechnungen wird der eigentliche MwSt-Satz am Ende ohnehin angeführt.
11 – Retouren-Begrenzung. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit dem Kennzeichen R für “Retourenbegrenzung” angedruckt. Die Retourenbegrenzung wird ausschließlich mit Sammelrechnungen verrechnet! Auf Lieferscheinen gelangt die Retourenbegrenzung grundsätzlich nicht zur Verrechnung und kann daher im allgemeinen entfallen. Falls Ihr Kunde die Anführung des Kennzeichnes für die Retourenbegrenzung dennoch wünscht – hier ist die Möglichkeit gegeben, ihm diesen Service zu bieten.
12 – Endrabatt-Sperre. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit dem Kennzeichen S für “Endrabatt-Sperre” angedruckt. Falls Sie Artikel mit Endrabatt-Sperre liefern, so ist es recht praktisch, den Kunden auf diesen Umstand aufmerksam zu machen. Die Endrabatt-Sperre schließt die LS-Zeile bzw den Artikel von der Berechnung des Endrabatts aus. Sie definieren die Endrabatt-Sperre in der Preislisten-Zeile des Artikels für diesen Kunden.
13 – Nullpreis = OK. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit dem Kennzeichen N für “Nullpreis = OK” angedruckt. Es gibt Artikel, die den Kunden nichts kosten (sollen) aber dennoch auf dem Lieferschein anzuführen sind. Normalerweise (Bäckerei Plus! und Bäckerei 2003) wird der Benutzer bei Erfassung einer Lieferscheinzeile mit Nullpreis bis zum Preisfeld geführt. In Bäckerei Extra! wird das Kennzeichen “Nullpreis = OK” neu eingeführt, womit die LS-Zeile ohne zusätzlichen Aufenthalt erfasst werden kann.
14 – Aktions-Kennzeichen. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit dem Kennzeichen A für “Aktion!” angedruckt. Aktionspreise / Aktionsartikel (Angebote) werden auf diese Weise gekennzeichnet und ermöglichen dem Kunden die Rechnungskontrolle.
15 – Retouren-Sperre. Mit Klick in diese CheckBox wird die LS-Spalte mit dem Kennzeichen X für “Retouren-Sperre” angedruckt. Die Retouren-Sperre verhindert zwar nicht die Rücknahme von Retourware und deren Vermerk im Lieferschein, jedenfalls aber immer, dass die Retourmenge von der Liefermenge abgezogen wird!
16 – Einzel-Preis. Mit Klick auf diese CheckBox wird die LS-Spalte “Einzel-Preis” am Lieferschein angedruckt. Dies ist bei ausgerechneten Lieferscheinen und LS=Rechnungen in jedem Fall nötig. Kann aber auch bei Lieferscheinen mit Preisen erfolgen. Lieferschein-Preise aus einer anderen Preisliste als der Kundenpreisliste können / werden nicht im Gesamtpreis aufscheinen!
17 – Gesamt-Preis. Mit Klick auf diese CheckBox wird die LS-Spalte “Gesamt-Preis” am Lieferschein angedruckt. Dies ist bei ausgerechneten Lieferscheinen und LS=Rechnungen in jedem Fall nötig. Kann aber auch bei Lieferscheinen mit Preisen erfolgen. Lieferschein-Preise aus einer anderen Preisliste als der Kundenpreisliste können / werden nicht im Gesamtpreis aufscheinen!
18 – Zeilen-Rabatt. Mit Klick auf diese CheckBox wird die LS-Spalte “Zeilen-Rabatt” am Lieferschein angedruckt. Falls dieser Kunde keine Zeilen-Rabatte erhält, kann diese Spalte weggelassen werden. Falls doch, so wird der Zeilenrabatt in jedem Fall abgezogen, auch wenn der Rabatt nicht angedruckt wird!!