Unsere jahrzehntelangen Erfahrungen mit Bäckerei-Programmen wie Bäckerei Büro 2000, Bäckerei 2001, Bäckerei 2003, Bäckerei Plus! und Bäckerei Plus! V2 flossen selbstverständlich auch in Bäckerei Extra! ein, was bedingt, dass einiges anders bzw. besser als bisher gewohnt gemacht werden konnte. Eine automatische Datenübernahme von Bäckerei 2003, und Bäckerei Plus! V2 (nicht aber von Bäckerei Plus! v1) ist im Programm enthalten!
(Info: dies ist nur die Beschreibung des Bäckerei-Programmes Bäckerei Extra! Die Beschreibung des Rundherum wie Datenbank, Groupware, Menü-System, Hilfe-System … finden Sie auf weiteren Seiten!)
Die Groupware
Unternehmens-Stamm
Formulare
Kunden
Artikel
Preise
Logistik
Lieferscheine
Rechnungen
Auswertungen
Hilfe + Hilfsprogramme
Springen Sie nun zu dem Sie interessierenden Kapitel der Leistungsbeschreibung:
Unternehmens-Stamm Kunden Artikel Preise, Standard-Bestellungen, autom. LS-Erzeugung, Lieferschein-Erfassung, Lieferschein-Druck Rechnungsdruck Unterstützung der Produktion Einzähllisten + Einzähltabellen Logistik Aufstellungen Fakturenjournale Finanzbuchhaltungs-Vorbereitung Zahlungserfassung Mahnwesen Statistiken und Auswertungen Etikettendruck Rezepte + Kalkulation
Unternehmens-Stamm
Im Unternehmens-Stamm sind die Steuerungsdaten für Bäckerei Extra! untergebracht.
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- Ausstellungsort für Lieferscheine und Rechnungen (verpflichtender Rechnungsbestandteil), Hauswährung (für den Einsatz in Nicht-EURO-Ländern), UID für Inland und Ausland,
- Geschäftsjahr und Rumpfjahresbeginn. Das macht Sinn, weil man damit die Rechnungsnummern und Lieferscheinnummern in Bäckerei Extra! automatisch zurücksetzen lassen kann!
- Eigene Adresse (zB für Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen), GLN-Typ, eigene GLN, von/bis Artikelnummer für autom. GTIN-Erstellung
- 3 x eigene Bankverbindungs-Daten zum Aufdruck auf die Rechnungen + die SEPA-Zahlscheine
- Verwenden von Korrekturmengen im Programm, Sperre gedruckter Lieferscheine, Sperre abgerechneter Lieferscheine, Lebensdauer alter Mitteilungen
- Feiertage Österreich / Deutschland / Schweiz samt farblicher Unterscheidung am Kalender
- Steuerung der PDF-Dokumenten-Erzeugung für Lieferscheine, Rechnungen, Backzettel, Teiglisten, Fakturenjournale …
- Details der Erfassungssteuerung der Artikel
- Bezeichnung und Steuerung der Erfassung der 4 Fremdartikelnummernsysteme
- Details der Erfassungssteuerung der Kunden
- Details zu einer eventuell angeschlossenen Waage zur Erfassung von Liefer- und Retourmengen
- Details zu Erfassung und Druck der Lieferscheine (zentrale Lieferschein-Nummern, Rücksetzung am Geschäftsjahresbeginn), 9x Erfassungsgruppen
- Details zu der neuen SPAR-Option
- Details zur Erstellung der Rechnungen. 1 Rechnungsnummernkreis, autom. Rücksetzung am Kalenderjahresbeginn, händische Rücksetzung am Geschäftsjahresbeginn, Rechnungs-Nummern-Format: JJJJ..-nnnnnn. Die Rechnungsnummern enthalten nun die Kalenderjahres- bzw. die Geschäftsjahres-Information. Die Erstellung von Vorjahresrechnungen (gesteuert durch das Fakturendatum!) kollidiert nun nicht mehr mit den Rechnungsnummern aus dem neuen Geschäftsjahr!
Die Kunden
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Durch das aus Bäckerei 2003 bekannte System “Fakturenkunde / Lieferscheinkunden” können die Lieferungen an beliebig viele Kunden auf einer Rechnung an den sog. “Fakturenkunden” zusammengefasst werden. Daraus ergibt sich, dass die Anwender zwischen Fakturenkunden und Lieferscheinkunden unterscheiden lernen müssen! Leider ist das ein Problem, das es auch in Bäckerei 2003 immer noch gibt! Das Verständnis, dass der Lieferscheinkunde jener ist, der die Lieferungen erhält und dass der Fakturenkunde der ist, der die Rechnungen erhält, ist leider nicht bei allen Anwendern zu finden! Aus diesem Umstand ergibt sich auch, dass es verschiedenste Teil-Funktionen in Bäckerei Extra! (wie schon in Bäckerei 2003!) für Fakturenkunden und Lieferscheinkunden doppelt geben muss … zB Aufstellungen, Fakturierungen, diverse Statistiken und anderes mehr.
- Für die FiBu-Anbindung: 99 Kunden-Erlösgruppen und 99 Artikel-Erlösgruppen ermöglichen die punktgenaue Zuordnung von Erlösen zu einem beliebigen Erlöskonto!
- Bis zu 9999 Kunden-Auswahlen ermöglichen das Zusammenfassen beliebiger Kunden in einer Kunden-Auswahl. Kunden-Auswahlen können für verschiedenste Auswertungen und Funktionen herangezogen werden.
- Die Kundennummer kann mit einem von der Kundenerfassung getrennten Fenster in Bäckerei Extra! geändert werden, es werden dann alle Kundennummern in den Lieferscheinen, den Standard-Bestellungen, den Aktionen, in der Preislisten- und Aktionspreislisten-Zuordnung, dem Fakturenjournal, der Fakturenkunden-Zuordnung in den Lieferscheinen und der Kundendatei etc. automatisch der neuen Kundennummer entsprechend geändert. Ein Änderungsprotokoll wird im System geführt, das zB dem Prüfer des Finanzamts Auskunft über vorgenommene Nummernänderungen gibt.
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Die Artikel
Bis zu 999999 Artikel, 150-stellige Bezeichnung, Suchbegriff, MwSt-Satz, Aktiver Artikel?, Artikelgruppe, Backzettelgruppe, Preislistengruppe, Artikel-Erlösgruppe (99), Warengruppe (Kassenanbindung), Kassen-Eigenschaften, Hogast-Artikelgruppe, Mengeneinheit für EDI-Zwecke, 4xFremdartikelnummer + 1xGTIN, Teiggewicht, Fertiggewicht, Retourengewicht, GDA-Portionsgrösse in Gramm, Rezept für den Artikel in der Rezepte-Datei, alle Kalkulationsdaten für diesen Artikel bis hin zu den kalkulierten Vollkosten in allen 4 Vertriebswegen, die im Artikel enthaltenen Allergene (wahlweise als Resultat der Zutaten in der Kalkulation oder einer händischen Eingabe), Nährstoff-Mengen (wahlweise als Resultat der Zutaten in der Kalkulation oder einer händischen Eingabe), der GDA-Ausweis, Info-Text mit Produkt-Bild.
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- Artikel-Stückliste für Artikel, die sich aus mehreren anderen Artikeln zusammensetzen. Eine Stücklistenauflösung wird für die Errechnung des Backzettels und der Teigliste verwendet.
- Teige-Datei zum Anlegen / Warten der Teige und der Berechnungs-Parameter für die Teiglisten.
- Teigkarte für jeden selbst produzierten Artikel zur Berechnung der Teigmengen in der Teigliste.
- Änderung einer Artikelnummer. Eine Artikelnummer kann mit einem Fenster in Bäckerei Extra! geändert werden, es wird dann die Artikelnummer in allen Lieferscheinen, Standardbestellungen, Preislisten, Aktionen etc. geändert. Natürlich weichen dann bereits gedruckte Statistiken, Rechnungen und Lieferscheine, die diesen Artikel enthalten, von den im System gespeicherten Informationen ab. Ab da sind nur mehr die bereits erstellten PDF-Dokumente gültig. Ein Änderungsprotokoll wird im System geführt, das zB dem Prüfer des Finanzamts Auskunft über vorgenommene Nummernänderungen gibt.
Die Preise
Bäckerei Extra! hat bis zu 999999 Preislisten mit Preislistenkopf und je max. 999999 Preislistenzeilen (= Artikel + Preise).
Jede dieser Preislisten kann die Funktion einer Grundpreisliste, einer Spezialpreisliste oder einer Aktionspreisliste besitzen.
Jede Preisliste besteht aus einem Preislistenkopf und den Preislistenzeilen
Preislistenkopf: Dieser enthält die Preislistennummer und die Kurzbezeichnung der Preisliste, die Anzahl der Nachkommastellen (0,2,3), einen Info-Text über den Zweck der Preisliste (ev. auch die zugeordneten Kunden wie zB “Preisliste für die Billa-Geschäfte”) sowie die vorgesehene Funktion als Grundpreisliste, als Spezialpreisliste oder als Aktionspreisliste. Es wird zwar empfohlen, die Funktion der Preisliste einzuhalten, sie muss aber nicht eingehalten werden!
Preislistenzeilen mit je: Preislistennummer, Artikel, Preis, Zeilenrabatt%, Spanne%, Endrabatt-Sperre, Kennz. “Retourenbegrenzung” und Kennz. “Nullpreis=OK?”. Die Spannenprozente% ermöglichen die leichte und schnelle Berechnung neuer Kundenpreise auf Basis eines für die Wiederverkaufskunden sehr einleuchtenden Spannen-Systems.
Die Preislisten-Zuordnung.
Eine Grundpreisliste inklusive einer eventuellen Spezialpreisliste werden einem Kunden mit Gültigkeit “ab-Datum” zugeordnet. Zur Beachtung: die Grundpreisliste und die Spezialpreisliste werden gemeinsam zugeordnet, es ist also nicht möglich, der Spezialpreisliste ein anderes ab-Datum als der Grundpreisliste zuzuweisen! Selbstverständlich können beliebig vielen Kunden die gleiche Grundpreisliste und dann jeweils andere Spezialpreislisten zugeordnet werden. Alle Preislisten werden kundenunabhängig erfasst und werden dann einer beliebigen Zahl von Kunden zugeordnet.Aktionspreislisten-Zuordnung.
Die Zuordnung der Aktionspreislisten
Aktionspreislisten werden den Kunden in einem getrennten Programmzweig “von-Datum” und “bis-Datum” zugeordnet. (Info: wer eine unbegrenzt lange Aktionspreisliste, also mit fehlendem “bis-Datum” haben will, der sei auf die Spezialpreislisten verwiesen!)
Aktionen für Einzelartikel
Aktionen für Einzelartikel können einem Kunden mit “ab-Datum” und “bis-Datum” zugeordnet werden. Aktionen für Einzelartikel sind auch für einzelne oder mehrere Wochentage möglich, Mo bis So sind einzeln anklickbar.
Beachten Sie bitte, dass Artikel aus den Aktionspreislisten oder einzelne Aktionsartikel unabhängig von ihren Preisen immer getrennt von den anderen Artikeln auf den Rechnungen ausgewiesen werden! Die Spalte “A” (für Aktionsartikel) kennzeichnet diese Aktionsartikel!
Mengenstaffel-Preise
Für einzelne Artikel und Kunden können als Ergänzung der Grund- bzw der Spezialpreisliste Staffelpreise – nur für die Sammelrechnungen! – vereinbart werden. Sie ordnen dem Artikel eine ab-Stückzahl und einen Preis und/oder einen Zeilenrabatt zu. Je Artikel sind bis zu 5 verschiedene Staffeln möglich. Es versteht sich von selbst, dass eine kürzere Abrechnungsperiode als die für die Staffelpreise vereinbarte Periode zwangsläufig niederere oder gar keine Vorteile für den Kunden ergibt! Also: es liegt in der Verantwortung des Anwenders, Sammelrechnungen nur für den vorgesehenen Abrechnungs-Zeitraum zu erstellen. (Dieses Verfahren ist analog zur Retourenbegrenzung zu sehen, wo natürlich nur ein ganzer Abrechnungszeitraum sinnvolle Ergebnisse liefern kann!) Mengenstaffel-Preise sind nur für Sammelrechnungen vorgesehen, für Sofortrechnungen machen sie ja keinen Sinn.
Endrabatt + Endrabatt-Bezeichnung
Im Kundendatensatz können Sie jedem Kunden einen Endrabatt (0,00% => 99,99%) und eine eigene Bezeichnung des Endrabatts zuordnen.
Retourenbegrenzung
Im Kundendatensatz können Sie bestimmen, ob mit dem jeweiligen Kunden eine Retourenbegrenzung vereinbart wurde. Sie bestimmen hier, wieviele Prozent der Ware im Abrechnungszeitraum zurückgegeben (und zurückgerechnet!) werden können. Alles, was den Prozentsatz dieser Retourenbegrenzung übersteigt, wird auf der Sammelrechnung in einer eigenen Zeile rückbelastet. Sie bestimmen in der Grundpreisliste des Kunden, welche Artikel der Retourenbegrenzung zu unterwerfen sind. Die Retourenbegrenzung ist nur für Sammelrechnungen vorgesehen, für Sofortrechnungen macht sie keinen Sinn.
Automatische Preisänderungen in den Lieferscheinen, auch rückwirkende
Wie auch in Bäckerei 2003 haben Sie in Bäckerei Extra! die Möglichkeit, sogar bei rückwirkenden Preisänderungen die Preise in der Lieferscheindatei nachträglich automatisch korrigieren zu lassen. Wie in Bäckerei Plus! können dabei händisch überschriebene Preise ausgenommen bleiben oder eingeschlossen werden.
Automatik-Programme für die Errechnung neuer Preise
Verschiedene Teilprogramme von Bäckerei Extra! unterstützen die Anwender bei Änderungen der Preise. Sowohl beim Erstellen, Kopieren, Löschen von ganzen Preislisten oder Teilen, sind prozentuale Aufschläge / Rabatte, das prozentuale Herausrechnen / Hinzurechnen (zB MwSt), die Errechnung neuer Preise auf Basis der Spannen%e, Vergabe von Endrabatt-Sperren, Kennzeichen für die Retourenbegrenzung, Errechnung neuer Preise auf Spannen-Basis usw.
Standard-Bestellungen
Bäckerei Extra! kann maximal sechs Lieferscheine je Kunde und Tag verwalten. Dem entsprechend können maximal sechs Standard-Bestellungen je Wochentag gehalten werden. Neu in Bäckerei Extra! ist, dass Standard-Bestellungen einer bestimmten Lieferscheinnummer (1 bis 6) fest zugeordnet sind. Damit ist die Möglichkeit des irrtümlichen Doppelt-Einspielens der Standard-Bestellungen wie zB in Bäckerei 2003 nicht mehr möglich! Durch Wartung in einer Tabelle, die Sie nach Belieben einstellen können, ist die Übersichtlichkeit über die Mengen wie zB in Bäckerei Plus! gewährleistet. Es können in den Standard-Bestellungen auch Tour und Ordnungsnummer wie auch ein passender Lieferschein-Text hinterlegt werden! Standard-Bestellungen können auch mit Artikeln und Nullmengen festgelegt werden, sodass man bei der Lieferscheinerfassung – wie in Bäckerei Plus! – nur mehr die Mengen direkt in der LS-Tabelle eintragen muss!
– Lieferscheine können in Bäckerei Extra!, wie auch schon in Bäckerei 2003 und Bäckerei Plus! V2 aus den verspeicherten Standard-Bestellungen für einen oder mehrere Tage erzeugt werden.
– Zusätzlich gibt es in Bäckerei Extra!, wie auch schon in Bäckerei 2003, die Möglichkeit, Lieferscheine eines oder mehrerer Vortage aus der Lieferscheindatei in die Lieferscheindatei automatisch zu kopieren. (In Bäckerei Plus! ist dies nur für einzelne Lieferscheine mit dem [x]-Menü der LS-Erfassung möglich) Eine Selektion der Kunden- und Datumsbereiche ist möglich.
– Neu: Lieferscheine erzeugen. Bäckerei Extra! erzeugt die Lieferscheine je Kunde nach Wunsch. Beim Kunden kann gewählt werden: keine Lieferscheine erzeugen, Lieferscheine aus den Std-Bestellungen erzeugen, Lieferscheine vom Vortag kopieren, Lieferscheine aus dem gleichen Wochentag der Vorwoche kopieren.
Lieferschein-Erfassung
Leistungsübersicht: Je Tag und Kunde sind in Bäckerei Extra! bis zu 6 Lieferscheine möglich. Damit unterscheidet sich das Programm von Bäckerei 2003, wo noch bis zu 99 Lieferscheine je Kunde und Tag möglich waren, allerdings zum Preis kompletter Unübersichtlichkeit – es war optisch nicht erkennbar, welche und wieviele Lieferscheine für den jeweiligen Kunden und Tag schon erfasst waren. Sie sehen in Bäckerei Extra! (wie auch schon in Bäckerei Plus!) auf einen Blick, welcher der 6 möglichen Lieferscheine des Kunden an diesem Tag existiert und LS-Zeilen beinhaltet! Jeder Lieferschein könnte bis zu 1 Mio Lieferscheinzeilen beinhalten, die Lieferscheindatei selbst kann sich über mehrere tausend Terabyte (1 Tb = 1000 Gb) erstrecken! Das Programm speichert die Lieferscheine über mehrere Jahre, je nach eingesetztem Computer und Festplatte kann sich bei grossen LS-Mengen/Zeilen eine gewisse Reduktion der Zugriffsgeschwindigkeit ergeben.
Die Erfassung und Korrektur der Lieferscheine erfolgt sehr ähnlich jenen Vorgängen, wie sie in Bäckerei Plus! üblich sind und in Bäckerei 2003 üblich waren. Ein grosser Unterschied zu Bäckerei 2003 ist darin zu sehen, dass die Mengen (Liefermenge, Korrekturmenge, Retourmenge) in der Lieferschein-Tabelle direkt eingegeben / korrigiert werden können. Zusätzlich haben wir für bestimmte Bäckereien bzw ihre Kunden Spalten für Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum vorgesehen! Anwender von Bäckerei Extra!, für die die Korrekturmengen ungewohnt sind (zB weil Sie Anwender von Bäckerei Plus! waren), können bei bestimmten Kunden oder überhaupt generell die Korrekturmengen wegschalten!
Eine Kundentabelle dient zur Auswahl des Kunden. Die Kunden können hier nach Kundennummern, nach dem alfab. Suchbegriff, der Tour + Ordnungsnummer, 2 Sortier-Nummern dargestellt werden. Eine Telefonliste ermöglicht die Festlegung der Anrufreihenfolge und die Einschränkung der dargestellten Liste auf einen bestimmten Benutzer.
Anzeige der Lieferadresse mit Lieferscheinkunden-Nummer und Fakturenkunden-Nummer sowie der Telefonnummer für Bestellungen.
Die Nummer des aktuell angezeigten Lieferscheins.
6 Schaltflächen zum Auswählen des zu bearbeitenden Lieferscheins. Diese Schaltflächen ändern ihre Farbe, grün = aktuell angezeigter Lieferschein, rot = Lieferschein hat Zeilen, dunkelblau = Lieferschein hat keine Zeilen.
2 Lieferscheintext-Felder für die Texte oberhalb und unterhalb des LS-Zeilenblocks. Texte sind vorgegeben durch die beiden Belegtexte für die Lieferscheine im Kundensatz, durch die beiden Belegtexte aus den Standard-Bestellungen, durch den Belegtext aus den Nachrichten an den Kunden. Beide Texte sind in der LS-Erfassung frei änderbar. Der obere Belegtext enthält zusätzliche Informationen, falls der Kunde ein Exportkunde ist (innerhalb bzw ausserhalb der EU).
Das Lieferschein-Datum mit Kalender-Schaltfläche zur Auswahl des Datums. Zusätzlich kannn das LS-Datum auch direkt eingegeben werden. Angezeigt wird auch der Wochentag, ein ev. Feiertagsname und die Kalenderwoche.
Die Schaltflächen zum Blättern in den Lieferscheinen: Datum vor / zurück um 1 Tag oder um 7 Tage, Rückkehr zum ursprünglichen Bestelldatum. Blättern zum nächsten / vorigen vorhandenen Lieferschein in der Lieferscheindatei, ansteuern des ersten / letzten Lieferscheins in der LS-Datei.
Anzeige und EIngabemöglichkeit von Fahrer / Tour / Ordnungsnummer
Anzeige von Datum und Uhrzeit des letzten durchgeführten Lieferscheindrucks
Schaltfläche für die Anzeige des PDF-Dokuments des gedruckten Lieferscheins
Anzeige, ob der Lieferschein automatisch erzeugt wurde (aus Standard-Bestellung bzw vom Vortag oder der Vorwoche)
Anzeige von Rechnungsart (Sofort-Rechnung, Sammelrechnung, LS=Rechnung), Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Belegkreis (1/2)
Schaltfläche für die Anzeige des PDF-Dokuments der gedruckten Rechnung.
Sdhaltfläche zum Hereinkopieren der Standard-Bestellung für diesen Wochentag und diese Lieferschein-Nummer (1 .. 6)
Schaltfläche zum Druck des Lieferscheins (und Auswahl der Druckform mit Vorschlag der im Kundensatz verspeicherten Druckform)
Schaltfläche zum Löschen des Lieferscheins
Schaltfläche zum Löschen der ausgewählten Lieferscheinzeile
Schaltfläche zum Aufruf des Kundensatzes des aktuell angezeigten Kunden
Schaltfläche zur Anzeige des Brutto- und Nettowerts des Lieferscheins
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- Nur Anzeige: Zeilennummer (1 – 999999)
- Erfassungsgruppe (1 – 9) mit Gruppen-Überschrift und Änderung der Gruppen-Überschrift – wie in Bäckerei 2003
- Artikelnummer (1 – 999999)
- Artikelbezeichnung (bis zu 150 Zeichen, natürlich änderbar wie in Bäckerei Plus! und Bäckerei 2003
- Liefermenge (bis 99999.99)
- Korrekturmenge (bis 99999.99 – per Schalter im Unternehmens-Stamm generell abschaltbar)
- Retourmenge (bis 99999.99)
- Nur Anzeige: MwSt-Code (1-20)
- Preis-Herkunft (hier: “A” = Preis kommt aus der Aktionsdatei, “P” = Preis kommt aus Aktionspreisliste, “S” = Preis kommt aus Spezialpreisliste, “G” = Preis kommt aus Grundpreisliste)
- Stückpreis
- Zeilenrabatt% (bis 99.9%)
- Endrabatt-Sperre-Kennzeichen <= wird gesetzt, wenn der Preis nicht per Endrabatt rabattiert werden darf
- Retourenbegrenzungs-Kennzeichen <= wird gesetzt, wenn der Artikel im Retourenbegrenzungs-Schema des Kunden eingeschlossen ist (gab es in Bäckerei 2003 sehr wohl, wurde am Bildschirm aber nicht angezeigt)
- Änderungs-Kennzeichen, dass Preis oder Konditionen (Zeilenrabatt, Endrabattsperre, Nullpreis=OK, Retourenbegrenzung) gegenüber dem Standard für diesen Kunden überschrieben wurden <= eine wichtige Information, die bei der nachträglichen Änderung der Preise zum Tragen kommen kann!
- Nullpreis=OK-Kennzeichen <= Bei der Erfassung eines Nullpreises für einen Artikel ist Bäckerei Extra! lästig und verlangt die Eingabe eines Preises bzw die extra Bestätigung des Nullpreises. Mit diesem Kennzeichen wird dies unterdrückt.
- Chargen-Nummer. (Nur für Kunden, die diese Information erhalten sollen)
- MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum. (Nur für Kunden, die diese Information erhalten sollen)
Die Preisbildung erfolgt in dieser Reihenfolge: Grundpreisliste => Spezialpreisliste => Aktionspreisliste => Aktionsdatei
Lieferschein-Druck
Die Formular-Gestaltung der Lieferscheine wurde gegenüber Bäckerei Plus! etwas verfeinert, das Prinzip bleibt aber bestehen. Hinzu kommt die Möglichkeit, die Lieferscheinformulare für mehrere Papiergrössen zu definieren. Nun sind auch die Schriftfarben definierbar. Eine Vorschau mit Testdruck erleichtert die Feinabstimmung. Auf Matrixdrucker schnell zu druckende Lieferscheine (dies ist eine kostenpflichtige Option!) stellen wir vier verschiedene Papiergrössen zur Verfügung. Logischerweise wird jeder Druckvorgang je Formulargrösse getrennt erfolgen müssen. Welche Formulargrössen das sind, bleibt im Falle des Windows-Drucks Ihnen überlassen, Sie können mit Bäckerei Extra! im Windows-Druck beliebige Formatgrössen, auch Fahrscheingrösse bedrucken!
Im Falle des Endlosdrucks per Matrixdrucker-Option ist die Formular-Auswahl fix auf die Papierformate 12″ x 240mm, 6″x240mm, 8″x240mm und 8″x180mm eingeschränkt. Je Papierformat können auch hier mehrere Formularvarianten definiert werden.
Grundsätzlich stehen die bewährten Lieferschein-Varianten aus Bäckerei Plus! zur Verfügung:
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- Lieferscheine nur mit Mengen ohne Preise
- Lieferscheine mit Preisen (Verkaufspreise an den Kunden)
- Lieferscheine mit den empfohlenen Ladenverkaufspreisen laut einer festzulegenden Preisliste (wie in Bäckerei 2003) <= neu
- Lieferscheine ausgerechnet, aber keine Rechnung <= neu, auch wie in Bäckerei 2003
- Lieferscheine = Rechnung. Hier wird automatisch eine Rechnung mit Rechnungsnummer aus einem der beiden Rechnungsnummernkreisen erstellt. Das Papierformat und die Formulardefinition ist weiterhin die für die Lieferscheine des Kunden festgelegte. <= neu
- Sofortrechnungen nach dem Vorbild von Bäckerei 2003 (Papierformat und Formulardefinition ist das für den Kunden festgelegte Papierformat und Formulardefinition für Rechnungen. <= neu, werden natürlich nicht beim Druck aller Lieferscheine gedruckt.
- Lieferschein, der mehrere Lieferscheine zusammenfasst. Welche das sind, das kann beim Kunden festgelegt werden. <= neu, nur als Windows-Druck verfügbar!
- Zweispaltige Lieferscheine, damit mehr Artikel auf einen Lieferschein passen <= neu, nur als Windows Druck verfügbar!
Rechnungsdruck
Die Formular-Gestaltung der Rechnungen wurde gegenüber Bäckerei Plus! weiter verfeinert, das Prinzip bleibt aber bestehen. Nun sind auch Schriftfarben für die Schriften definierbar, eine Vorschau samt Testdruck erleichtert die Feinabstimmung des Erscheinungsbildes der Rechnungen. Wie schon für die Lieferscheine erwähnt, stehen nun auch für den Rechnungsdruck mehrere Papierformate (auch selbst definierte Formate!) und zugeordnete Formulardefinitionen zur Verfügung.
Da in Bäckerei Extra! hunderte verschiedene Rechnungsformulare fliegend auf Basis der Formulardefinition und des Papierformats errechnet werden, wäre die Festlegung von festen Formularen samt Formular-Editor praktisch nicht durchführbar. Ganz abgesehen von der Möglichkeit, dass Anwender durch Bearbeiten der Formulare unabsichtlich gesetzlich nicht zulässige Belege produzieren könnten, denen dann die Vorsteuerabzugsfähigkeit abgesprochen werden könnte.
Sammelrechnungen können, wie schon in Bäckerei 2003, für Fakturenkunden oder Lieferscheinkunden erstellt werden.
Druck der Sammelrechnungen nach von/bis Datum, Fakturenperiode und Kunden in der Reihenfolge nach Kundennummern oder nach Tour / Ordnungsnummer eines bestimmten Tages.
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- verdichtete Sammelrechnung. 10 x 10 Stück eines Artikel mit gleicher Text-Beschreibung, gleichem Preis, Zeilenrabatt etc. ergeben 100 Stück in einer Zeile. Mit / ohne Retourenanführung. Neu: für REWE eine Rechnung ohne Retouren und auf Wunsch ein Gutschriftsdruck für die Retouren. Neu: Sortierung der Rechnung nach Artikelgruppen mit Artikelgruppen-Bezeichnung als Überschrift. Neu: Anführung der in die Rechnung einbezogenen Lieferscheine mit LS-Kundennummer, LS-Datum, LS-Nummer vor dem Rechnungsblock wie bei Bäckerei 2003. Neu: Diese Rechnungen können auch auf Formulare mit integriertem SEPA-Zahlschein-Formular (A4 Hochformat) gedruckt werden.
- Sammelrechnung mit Anführung aller Lieferscheine. Alle Lieferscheine mit allen Produktzeilen werden in der Sammelrechnung angeführt. Mit / ohne Retourenanführung. Neu: ein Lieferscheinwert kann auf Wunsch zu jedem Lieferschein angedruckt werden. Neu: die Lieferadresse kann auf Wunsch zu jedem Lieferschein gedruckt werden.
- Sammelrechnungen in Tabellen für 7 / 11 / 16 Tage. Mit oder ohne Anführung der Retouren.
- Sammelrechnung mit Anführung nur der Lieferscheinwerte. Auf der Sammelrechnung werden je Zeile nur die Lieferscheindaten und der Lieferwert, der Retourenwert und der Endwert des Lieferscheins angeführt. Allerdings werden die Lieferscheine nach MwSt-Satz, Retourenbegrenzung und Endrabatt-Sperre aufgesplittet. Neu: Diese Rechnungen können auch auf Formulare mit integriertem SEPA-Zahlschein-Formular (A4 Hochformat) gedruckt werden.
Produktion
Bäckerei Extra! unterstützt die Produktion, Beschaffung, Verpackung der in den Lieferscheinen eingegebenen Waren.
Backzettel. Der bzw die Backzettel werden nach einem von Ihnen im Vorhinein festzulegenden Regelwerk erstellt. Die Backzettel-Erstellung beinhaltet auch die Stücklistenauflösung von Artikeln mit Stückliste. Für einen Tag können auch mehrere Backzettel und ihr Umfang festgelegt werden. Jeder erstellte Backzettel wird in der Backzetteldatei verspeichert und kann dann in einer Tabelle händisch bearbeitet werden. Der Backzettel kann nun gedruckt werden, wobei eine vorher festgehaltene Reihenfolge der zu produzierenden Artikel innerhalb der Backzettelgruppen eingehalten wird. Auch die Produktion in die Eishäuser wird hier festgelegt.
Verpackungsliste. Sie legen im vorhinein fest, welche Artikel zu verpacken sind und erhalten hier je Backzettel oder als Zusammenfassung mehrerer Backzettel eine Liste der zu verpackenden Artikel.
Teigliste. Ist der Backzettel erstellt, so können auf Knopfdruck die Teiglisten erstellt werden. Auf einer Teigliste werden die Artikel, die aus einem Teig zu fertigen sind als Teigmenge zusammengefasst. Ein richtig skaliertes Teigrezept kann auf Wunsch gleich als Einwiegezettel mit ausgedruckt werden. Die Zutaten und Teigrezepte sind natürlich in der in Bäckerei Extra! mitgelieferten Rezeptverwaltung anzulegen.
Eishausentnahmeliste.
Eishausstandliste.
Einzähldokumente
Die EInzähldokumente werden sehr ähnlich zu Bäckerei Plus! behandelt. Einzähltabellen mit Summierung der einzuzählenden Ware und Einzähllisten für die Kunden einer Tour oder eines Fahrers. Es gibt je Einzähldokument eine Formular-Definition, hier allerdings mit je bis zu 9 möglichen Formaten für die Einzähllisten und Einzähltabellen. Beim Druck der Dokumente muss hierzu natürlich auch das Format ausgewählt werden. Einzähltabellen können wahlweise mit 14 oder 20 Zeilen je Seite gedruckt werden. Sie können die Artikel und Kunden, die auf einem Einzähldokument aufscheinen sollen, frei wählen und ihre Reihenfolge am Dokument auch frei festlegen. Es kann dann mit der gleichen Definition wahlweise eine Einzähltabelle oder eine Einzählliste gedruckt werden! Die Einzähldokumente beziehen sich ausschließlich auf Lieferscheinkunden!
Zusätzlich bietet Bäckerei Extra! den Druck mehrerer Einzähldokumente ähnlich wie in Bäckerei 2003, also Ladelisten,
Logistik
Touren, Ordnungsnummern, Fahrer, Fahrerabrechnung, Ladelisten je Tour, Ladelisten je Fahrer (mehrere Touren), Tourenfestlegung mit Standard-Bestellung, Tourenplan, …
Aufstellungen
Aufstellungen sind Tabellen, die als Liefernachweis zu den Rechnungen den Kunden übergeben werden können. Die Tabelle der Aufstellung zeigt links die Artikel und oben die Lieferdaten. In den einzelnen Zellen (= Kästchen) der Tabelle sind die Liefermenge und darunter die Retourenmenge des jeweiligen Tages eingetragen. Aufstellungen können für 7, 16 und 31 Tage (von/bis Datum) und von/bis Kundennummer gedruckt werden. Sie können mit CheckBoxen festlegen, welche Lieferscheine (1 – 6) in der Aufstellung enthalten sein sollen. Es gibt die Möglichkeit, die Aufstellungen für die Kunden einer beliebigen Fakturenperiode zu drucken, eine Vorschau am Bildschirm ermöglicht die papierlose Inspektion einer Aufstellung. Es gibt Aufstellungen für Lieferscheinkunden und Aufstellungen für Fakturenkunden.
Fakturenjournale + FiBu-Vorbereitung
Jede gedruckte Rechnung wird in der Fakturenjournal-Datei hinterlegt. Jeder Datensatz der Fakturenjournal-Datei enthält – wie in Bäckerei Plus! und Bäckerei 2003 auch – die Kundennummer an die ddie Rechnung gestellt wurde, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die aktuell eingetragene Adresse des Kunden, die Erlöse je MwSt-Satz und die MwSt-Beträge, die verschiedenen Kennzeichen und eine Tabelle mit 99 x 99 Kundenerlösgruppen und Artikelerlösgruppen. Diese Matrix ermöglicht die punktgenaue Kontenzuordnung der Erlöse. Dies für Auswertungen in Bäckerei Extra! ebenso wie für die Überleitung in eine Finanzbuchhaltung. Wir werden tatsächliche Überleitungen für weit weniger Buchhaltungen als bisher zur Verfügung stellen, Sie können aber unter verschiedenen Ausgabe-Formaten wählen, die sich dann von einem talentierten Programmierer Ihres Vertrauens in eine FiBu-Überleitung umprogrammieren lassen bzw es könnten diese Unterlagen (Dateien) Ihrem Steuerberater schon in dieser Form zur Verbuchung genügen.
Zahlungserfassung + Mahnwesen
Statistiken und Auswertungen
Durch die Einbeziehung der Ergebnisse der Kalkulation sowie der besseren Auswahlmöglichkeit durch die Kunden- und Artikelauswahlen sind in Bäckerei Extra! Statistiken und grafische Diagramm-Darstellungen mit mehr Aussagekraft möglich.
Etikettendruck
19 – Wesentlicher Ausbau des Logistik-Teils. Fahrer, Filialen und Eishäuser werden getrennt verwaltet. Ein Tourenplan unterstützt die Erfassung und Abrechnung.
22 – 4 Fremdartikelnummern. “Fremdartikelnummern” sind vom Kunden der Bäckerei gewünschte eigene Artikelnummern, die auf Lieferscheine, Rechnungen und Aufstellungen an Stelle der eigenen, bäckereiinternen Artikelnummern aufgedruckt werden. Die 5. Fremdartikelnummer ist – wie auch in Bäckerei 2003 – die 13-stellige GTIN der Artikel.
23 – Lange Lieferschein-Nummern. Diese Lieferscheinnummern können zentral, lieferkunden-spezifisch oder fakturenkunden-spezifisch vergeben werden. Sie können nach einer bestimmten langen Lieferschein-Nummer in der Lieferschein-Datei suchen.
24 – Einzelverkaufskunden. (das hieß in Bäckerei 2003 “Barverkaufskunden). Kunden sind als Einzelverkaufskunden markierbar und ihre Adresse ist überschreibbar. Falls Sie den Endbetrag sofort kassieren, ist der dabei gedruckten Rechnung ein Kassenbon anzuheften. Eine Zusammenschaltung mit unserem Kassenprogramm Touch Extra! ist möglich, sodass der Rechnungsbetrag an die Kasse übertragen wird und die Referenz zur Rechnungsnummer am Kassenbon aufscheint!
26 – Neue Sammelrechnungsformate. Gliederung der Sammelrechnung nach einzelnen Anlieferstellen, Druck nur der Lieferscheindaten und ihrer Summen, BILLA-Rechnung ohne Berücksichtigung der Retourware, Sammelrechnungen nach Artikelgruppen sortiert usw. ….
27 – Artikel-Stücklisten. Ein Artikel kann aus mehreren anderen Artikeln oder Teil-Artikeln bestehen, das muss im Backzettel berücksichtigt werden, aber auch in Packlisten etc.
28 – Kundenauswahlen. Damit lassen sich ansonsten nicht zusammengehörige Kunden in einer “Gruppe” zusammenfassen. Interessant für Statistiken, Preislisten-Bearbeitung usw.
29 – Artikelauswahlen. Damit lassen sich ansonsten nicht zusammengehörende Artikel in einer “Gruppe” zusammenfassen. Interessant für Statistiken, Preislisten-Bearbeitung usw.
30 – Fahrernamen + Fahrer-Nummern (999).
31 – Touren mit Abfahrtszeit
32 – Tourenauswahl. Ermöglicht eine Zusammenfassung mehrerer Touren zB für die Fahrerabrechnung.
33 – Automatische Erstellungsmöglichkeit von PDF-Dokumenten bei Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen, Backzetteln, Teiglisten und Fakturenjournaldrucken wie in Bäckerei Plus! V2. Neu ist, dass auf Wunsch Rechnungen und / oder Lieferscheine automatisch an bestimmte e-mail-Adressen versandt werden können.
34 – Verwaltung der PDF-Dokumente. In der Lieferschein-Erfassung können je Lieferschein der eventuell schon als PDF gedruckte Lieferschein und eine eventuell schon als PDF gedruckte Rechnung am Biildschirm angezeigt werden. Auch in der Ausgangsrechnungstabelle bzw der Lieferscheinkopf-Tabelle können die zugehörigen PDF-Dokumente abgerufen werden, auf Wunsch als Duplikate gedruckt werden.
37 – Telefonliste. Wie in Bäckerei 2003 ermöglicht die Telefonliste die Abarbeitung einer Anrufsliste. Neu ist, dass Telefonlisten einem Benutzer (siehe Zutrittskontrolle) zugeordnet werden können, dass geplante Anrufzeiten (von / bis) und Anruftage (Mo bis So) die Darstellung der Telefonliste am Bildschirm beeinflussen.
38 – Backzettel und Teigliste neu. Die laut errechnetem Backzettel zu produzierenden Produkte werden in einer Tabelle gezeigt, die vor dem Druck noch bearbeitet werden kann, die Artikel können verschiedenen Produktionszeiten zugeordnet werden, Eishausentnahme und Produktion fürs Eishaus können hier gleich geplant und eingegeben werden. Dem Bedarf entsprechende Listen können dann gedruckt werden. Die neue Backzettel-Datei speichert diesen Backzettel, der Druck von Einwiege-Rezepten für die jeweiligen Mengen im Zuge des Teiglistendrucks kann nach Bedarf gesteuert werden.
39 – Logging ein- und ausschalten. Damit die Daten bis zur letzten Veränderung gesichert und nachvollzogen werden können.
40 – Verschlüsselung der Daten-Dateien ein- und ausschalten.
40 – Einwiegezettel mit Rezept für Teig-Herstellung.
40 – Gewichtsangaben. Zu jedem Artikel können das Teiggewicht, das Fertiggewicht und das Retourengewicht erfasst werden. Das Fertiggewicht und Retourengewicht sind zusammen mit den Gewichten der Emballagen (Kisten) zur Kontrolle der Lieferungen wie auch der Retouren vorgesehen. Zum “Zählen” der Retouren stellen wir uns vor, dass der Kistenstapel zur Kontrolle einfach auf eine Waage geschoben wird. Details dazu dann später.
41 – Geschäftsjahr / Rumpfjahr. Eine wichtige Information für die automatische Rücksetzung bzw. Setzung der neuen Rechnungsnummern ist das Geschäftsjahr. Die Rechnungsnummern enthalten auch die Geschäftsjahrs-Information.
43 – Druck von SEPA-Zahlscheinen nach bzw mit einem Rechnungslauf.
Optionen zu Bäckerei Extra! (nicht sofort ab Programm-Verfügbarkeit erhältlich!)
1 – Matrixdrucker für Lieferscheine + Rechnungen als Option. Viele Benutzer von DOS-Programmen schätzen den rasend schnellen Druck mittels Matrixdrucker, weil dabei automatisch im gleichen Durchgang auch noch ein Durchschlag angefertigt wird. Diese Option druckt – im Gegensatz zum Windows-Druck auf Matrixdrucker – mit der von DOS-Programmen her bekannten hohen Geschwindigkeit. Die Format-Flexibilität, wie Sie sie von allen Bäckerei Plus! Programmen her gewohnt sind, ist hier wegen der Formateinschränkungen des verfügbaren Endlospapiers leider nicht mehr gegeben, diese Option unterstützt 12-Zoll-Hochformat-Papier, 8-Zoll-Hochformat-Papier und 6-Zoll-Querformat-Papier.
2 – SPAR-Option alt. Die bisherige Form der OCR-tauglichen SPAR-Rechnungen wird in Bäckerei Extra! weiterhin als Option unterstützt.
4 – Etikettendruck endlos / Windows. Zur Abrundung der funktionalen Kompatibilität zu Bäckerei 2003 wird ein Etikettendruck für den Druck von Produkt-Etiketten auf Rollen angeboten. Die Formatierung der Etiketten ist Angelegenheit des Kunden. Wie auch in Bäckerei 2003 gibt es eine Verweisdatei, die dem Artikel und Kunden ein Etikett zuordnet, die Etiketten können wie auch in Bäckerei 2003 für eine Produktion gemeinsam und pauschal im Vorhinein gedruckt werden.
5 – Datenverkehr Exite / Ecodex. Zur Kommunikationen mit Billa, Merkur, Adeg, Sodexo, Falkensteiner, Metro (erfordert die Erfassung von Chargennummer und MHD in den LS-Zeilen)
6 – Datenverkehr HOGAST. Zur Übermittlung der Rechnungen an die HOGAST
7 – Integration mit Touch Extra! (Registrierkassen-Software) insbesondere in Bezug auf Belieferung und Abrechnung von Filialen.
8 – Etikettendruck auf A4-Blätter. Auch hier ist neben dem Einzelblatt-Druck der Druck für die gesamte Produktion im Vorhinein möglich. Dies Option soll bei geringem Druckvolumen von Etiketten die Möglichkeit bieten, auf einem preiswerten Drucker (Laser- / Tintenstrahldrucker) Produktetiketten zu erzeugen.
9 – Gewichtskontrolle der Lieferungen und Retouren per Waage. Erfassung von Lieferscheinzeilen mit Waagenunterstützung (zB für Italien).