Bäckerei Extra! – Die Rechnungsnummern

Zur Beachtung / wichtig! Der Gesetzgeber fordert, dass die Rechnungsnummernfolge durchgängig ist, keine Lücken und keine doppelten Rechnungsnummern aufweist. Die Buchhaltung eines Unternehmens, dessen Rechnungsnummernfolge nicht durchgängig ist (das heißt: es fehlen Rechnungsnummern oder es gibt doppelte Rechnungsnummern!), kann verworfen und das betreffende Unternehmen einer Schätzung zum Zwecke der Besteuerung unterworfen werden!

 

Bäckerei Extra! bietet ein Prüfprogramm, das es erlaubt, fehlende Rechnungsnummern innerhalb eines Rechnungsnummernkreises aufzufinden! Zusätzlich gibt es die einschaltbare Funktion, dass bei Vergabe einer Rechnungsnummer innerhalb eines Monats des jeweiligen Geschäftsjahres nach Lücken gesucht wird und diese automatisch ausgefüllt werden.

Bäckerei Extra! bietet Ihnen DREI unterschiedliche Rechnungsnummernkreise!

Die Rechnungsnummernkreise A + B dienen für „normale“ Rechnungen und können den Kunden im Kundendatensatz zugeordnet werden.

Barzahlung Version 1: Wenn eine Rechnung A oder B sofort bar bezahlt wird und der Gesamtjahresumsatz an bar bezahlten Rechnungen nicht höher als € 15.000,- ist, dann ist das OK. Vermerk auf die Rechnung, zB „Betrag dankend in bar erhalten!“, einen Stempel und / oder Unterschrift, Eintrag ins Kassabuch und das wars. Falls Sie die Zahlungserfassung / Mahnung von Bäckerei Extra! verwenden, so gibt es dort die CheckBox „Barumsatz„, um solche Zahlbeträge zu kennzeichnen. Es gibt Tabellen und Listen, auf denen die Barumsätze sichtbar und druckbar erscheinen!

Barzahlung Version 2: Wenn eine Rechnung A oder B sofort bar bezahlt wird und der Jahresumsatz mit bar bezahlten Rechnungen vermutlich höher als € 15.000,- ist, dann ist der bar bezahlte Betrag in die Registrierkasse einzutippen und ein Bon auszudrucken. Dieser Bon kann an die Rechnung angeheftet werden, es besteht in Österreich ja Belegerteilungspflicht. Auf Ihre Rechnungskopie schreiben Sie „Bar bezahlt, Umsatz in der Registrierkasse!“. Falls Sie die Zahlungserfassung / Mahnung von Bäckerei Extra! verwenden, so gibt es dort die CheckBox „Barumsatz„, um solche Zahlbeträge zu kennzeichnen. Es gibt Tabellen und Listen, auf denen die Barumsätze sichtbar und druckbar erscheinen!

Barzahlung Version 3: der Rechnungsnummernkeis C ist für den Zusatz „Bäckerei Extra! als Registrierkasse“ reserviert und bietet Bar-Rechnungen, die mit der vorgeschriebenen Signatur gemäß der „Registrierkassen-Sicherheits-Verordnung RKSV“ ausgestattet sind, Sie also nicht zur Registrierkasse ins Geschäft laufen müssen. Das Problem dabei: da Sie nicht wissen können, ob der Kunde tatsächlich wird bezahlen (können), sind Sammel- und Sofortrechnungen wie bei einer Registrierkasse in Gegenwart des Kunden zu erstellen! Diese Programmteile werden entsprechenden Komfort aufweisen, um Sie beim Inkasso zu unterstützen.

Das interne Format der Rechnungsnummern in Bäckerei Extra! ist fest vorgegeben! Es ist ein zwölfstelliger Text, der mit einem Buchstaben (dem Rechnungsnummernkreis) beginnt, dem folgt ein „R“ für Rechnung und ein „G“ für Gutschrift, dann mit dem 4-stelligen Geschäftsjahr fortgesetzt wird und dann 6, links mit mit Nullen aufgefüllte Stellen für die Rechnungsnummer besitzt. „AR1717000567“ oder „BG1718001458“ usw. Dies ist die eigentliche, interne Rechnungsnummer in Bäckerei Extra! (Das Geschäftsjahr wird mit „von/bis Jahr“ eingetragen, wobei nur die beiden letzten Ziffern des Jahres angeführt werden. „1718“ bedeutet das Geschäftsjahr 2017/2018. Der Tag & Monat, an dem das neue Geschäftsjahr beginnt, steht im Unternehmens-Stamm! Ist das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr gleich, so steht die gleiche Jahreszahl zweimal da, also „1717“ => Kalenderjahr 2017 = Geschäftsjahr 2017. „Rumpfjahre“ beginnen mit dem im Unternehmens-Stamm einzutragenden Datum und enden einen Tag vor dem nächsten Beginn eines vollen Geschäftsjahres)

– Die letzte Rechnungsnummer jedes der drei Rechnungsnummernkreise wird im Unternehmens-Stamm gezeigt / verwaltet. Nur Administratoren haben Zutritt zum Unternehmens-Stamm!

Es herrschen in Bäckerei Extra! die folgenden Prinzipien für die Vergabe der Rechnungsnummern:

1 – Achtung! Es können in Bäckerei Extra! keine doppelten Rechnungsnummern vergeben werden! Es ist in Bäckerei Extra! (ebenso wie schon in Bäckerei Plus!) absolut unmöglich, doppelte Rechnungsnummern zu führen, wie es leider in Bäckerei 2003 bei Manipulationen mit den Rechnungsnummern oder der Rücksetzung von Rechnungsnummern ohne Löschung der alten Rechnungen leider noch möglich war. Falls Bäckerei Extra! feststellt, dass eine Rechnungsnummer schon einmal vergeben ist, so sucht Bäckerei Extra! automatisch nach der nächsten freien Rechnungsnummer! Bäckerei Extra! sucht standardmäßig im ‚Vorwärtsgang‘ nach der nächsten freien Rechnungsnummer!

2 – Im Kundendatensatz wird bei der Anlage jedes Kunden bestimmt, ob er steuerlich relevante „Rechnungen“ erhalten wird. Bestimmte „Kunden“ in der Kundendatei sind nämlich gar keine und erhalten daher auch keine richtigen Rechnungen: zB eigene Fahrer, eigene Filialen, eigene Eishäuser, „Hilfskunden“ für Inventur-Anfangs- und Endbestände usw. Diese würden eine Rechnung ja auch nicht bezahlen bzw die „Mehrwertsteuer“ solcher Rechnungen wäre auch nicht abzuführen. Alle solchen Kunden erhalten „Abrechnungen“ ohne Rechnungsnummer und finden sich daher auch nicht im Fakturenjournal!

3 – die eigentlichen Rechnungsnummern laufen von 1 bis 999999, sind also maximal 6-stellig! Die übrigen 6 Zeichen der Rechnungsnummern sind zB das Geschäftsjahr, damit nach einer Rücksetzung der Rechnungsnummern am Beginn des neuen Geschäftsjahres die Rechnungsnummern innerhalb der Geschäftsjahre nicht doppelt vergeben werden können.

4 – Die Bezeichnung der „Rechnungen“ lautet oben am Formular immer „Rechnung„, wird aber je nach Endbetrag erst unten bei der Endsumme als „Rechnung“ oder „Gutschrift“ ausgewiesen. Warum? Wir können beim Druck des Rechnungskopfes noch nicht wissen, ob diese Rechnung weiter unten eine positive oder negative Endsumme erhalten wird. Das zweite Zeichen der Rechnungsnummer besagt, ob es sich um eine Rechnung „R“ oder eine Gutschrift „G“ handelt.

5 – Mit der Rechnung wird – wie gezeigt – im Fakturenjournal auch das Geschäftsjahr mit abgespeichert. Dies zu mehreren Zwecken, konkret vor allem, um dem Programm die korrekte automatische Zurücksetzung der Rechnungsnummern (siehe checkbox im U-Stamm: Rechnungsnummern am Geschäftsjahresbeginn zurückstellen?) zu emöglichen. Mit der Angabe für Monat + Tag des Geschäftsjahres können Sie Bäckerei Extra! sagen, wann das jeweils neue Geschäftsjahr beginnen wird. Wenn Sie als Beginn den jeweils 1.1. (01/01) angeben, dann wird das behandelt, als wenn Sie Geschäftsjahr = Kalenderjahr hätten. Ein Rumpfjahr beginnt mit einem einzugebenden Datum und endet am Tag vor dem Beginn des nächsten Geschäftsjahres. Geschäftsjahre werden in Bäckerei Extra! in der Rechnungsnummer wie folgt gekennzeichnet: Ein Geschäftsjahr, das die Jahresgrenzen überschreitet, hat beide Kalenderjahre in der Kennzeichnung. Auch ein eventuelles Rumpfjahr zeigt das, es sei denn, das neue Geschäftsjahr ist dann gleichlautend mit dem Kalenderjahr. Beginnt Ihr Geschäftsjahr am 1. März und die befinden Sie sich im Geschäftsjahr 2016 / 2017, so lautet die programm-interne Kennzeichnung in der Rechnungsnummer (Stellen 3 – 6) 1617. Ist das Geschäftsjahr = Kalenderjahr, so lautet das Geschäftsjahr 2017: 1717.

Zur Beachtung! Diese Konstruktion wurde erstens zu Ihrer Bequemlichkeit erfunden, damit zB die erste im neuen Geschäftsjahr (lt. Rechnungsdatum) erstellte Rechnung, die festgelegte erste Rechnungsnummer erhält. Zweitens: stellen Sie sich vor, Sie haben bereits einige Rechnungen im neuen Jahr erstellt, müssen aber noch ein paar Kunden aus dem Vorjahr abrechnen. Bäckerei Extra! erkennt laut Rechnungsdatum, dass diese Rechnungen in das Vorjahr gehören und hängt diese Rechnungen automatisch an die Rechnungsnummernfolge des Vorjahres an!

6 – Es werden zurückliegende ‚Löcher‘ in der Rechnungsnummernfolge für das laufende Monat nur dann automatisch ‚gestopft‘, wenn Sie im Unternehmens-Stamm die check-box Rückwärtssuche im laufenden Monat angeklickt haben. Man beachte, dass Bäckerei Extra! nur maximal im laufenden Monat nach ‚Löchern‘ suchen kann und wird (wegen der USt-Voranmeldung!). Benutzen Sie dazu das Prüf-Programm ‚Prüfung des Fakturenjournals‘. Solche Löcher sollten gleich nach Entstehen auf einem Zettel schriftlich erklärt werden und im Ausgangsrechnungsordner abgelegt werden! Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater, wie Sie das tun können und wie Sie sich absichern können!

Es wird dringendst davon abgeraten, Rechnungs-Datensätze einfach aus dem Fakturenjournal zu löschen!! Der korrekte Weg, falsch erstellte Rechnungen (zB falsch eingegebene von/bis Daten bei der Erstellung von Sammelrechnungen, vergessene bzw noch nicht eingegebene Lieferscheine, Papierstau im Drucker …) ist es, diese Rechnungen
* im Fakturenjournal zu stornieren, den Beleg durchzustreichen, mit „Storno!“ zu markieren und mit im Ausgangsrechnungsordner abzuheften. Der Kunde darf diese Rechnung noch nicht erhalten haben. Entweder einsammeln oder eine Gutschrift in gleicher Höhe schreiben.
* wegen zB Papierstau, fehlender Druckertinte etc. nicht ausgedruckte Rechnungen können durch Aufruf der entsprechenden PDF-Dokumente und deren Nachdruck nochmals gedruckt werden.
* Erstellte, aber fehlerhafte Rechnungen, die schon an den Kunden weitergegeben wurden, können mit einer Gutschrift über den gleichen Betrag anulliert werden. Dazu darf die falsche Rechnung natürlich nicht storniert werden!

7 – Duplikate stehen zur Verfügung! Es ist zu beachten, dass Bäckerei Extra! alle Rechnungen in der Fakturenjournal-Datei FAKTJOURNAL dauerhaft verspeichert. Alle Rechnungen werden weiters im PDF-Format zur Archivierung bzw zum späteren Ausdruck (Kopie) unter ihrer vollständigen Rechnungsnummer abgelegt. Beim Löschen von Rechnungen (zB Aufbewahrungsfrist abgelaufen) aus dem Fakturenjournal können Sie wahlweise auch die zugehörigen PDF-Dokumente löschen lassen.

8 – Mehrplatzsysteme. Wenn mehrere Stationen im Netzwerk gleichzeitig Rechnungen erstellen, so wird die Erstellung von Rechnungen gleichen Typs (Sammelrechnung / Sofortrechnung + LS=Rechnung) für den jeweiligen Kunden und Zeitraum auf allen anderen Stationen gesperrt! Da nach der Rechnungserstellung alle Lieferscheine des jeweiligen Kunden mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum versehen sind, kann eine doppelte Rechnungserstellung dann ohnehin nicht erfolgen. Kurz vor der Erstellung der Rechnung wird die letzte vergebene Rechnungsnummer aus dem Unternehmens-Stamm geholt, es wird die Rechnungsnummer +1 gerechnet, es wird nachgesehen, ob die Fakturenjournal-Datei bereits einen Eintrag für diese Nummer besitzt, falls ja, wird nach der nächsten freien Nummer gesucht, der Unternehmens-Stamm wird bis zum Ende der jeweiligen Rechnungserstellung gesperrt, dann wird die vergebene Rechnungsnummer abgelegt und der Unternehmens-Stamm wird wieder freigegeben. Damit ist klar, dass alle anderen Stationen so lange warten müssen, bis die Erstellung einer Rechnung auf der jeweils anderen erledigt ist. Bevor Sie die Stirn runzeln: hier wird nicht von den Druckzeiten für die Rechnungen gesprochen, sondern nur von der Erstellungszeit im Speicher, die vermutlich höchstens ein bis zwei Sekunden beträgt.

Info: in Bäckerei 2003 wurden die vorhandenen 2 Rechnungsnummernkreise fest mit ‚Zielrechnungen‘ und ‚Kassarechnungen‘ bezeichnet. (es sollte heute keine „Kassa-Rechnungen“ mehr geben!)

Info: in Bäckerei Plus! gibt es auch nur einen Rechnungsnummernkreis ohne jegliche weitere Bezeichnung.