Bäckerei Extra! – Die Lieferschein-Nummern

Bäckerei Extra! bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Lieferscheinnummern zu führen, anhand derer ein bestimmter Papier-Lieferschein dem Computer-Lieferschein am Bildschirm zugeordnet werden kann. Beachten Sie bitte, dass weder die Führung von Lieferscheinnummern noch deren Duplikatfreiheit bzw. Lückenlosigkeit vom Gesetzgeber gefordert wird! Diese Forderung des Gesetzgebers trifft nur auf die Rechnungsnummern zu!

Im Kundendatensatz wird festgelegt, ob für einen Kunden ‚kurze‘ oder ‚lange‘ LS-Nummern geführt werden sollen. Und woher die ‚langen‘ LS-Nummern geholt werden sollen.

1 – ‚Kurze LS-Nummern‘. die schon von Bäckerei 2003 und Bäckerei Plus! her bekannte Methode, dass je Kunde und je Tag die Lieferscheine durchnummeriert sind. Bäckerei Extra! verwaltet je Kunde und Tag maximal 6 Lieferscheine. Daraus ergibt sich automatisch eine eindeutige Nummerierung von 1 bis 6:

Datum + Kundennummer + kurze LS-Nummer oder Kundennummer + Datum + kurze LS-Nummer sind immer eindeutig zuordbar!
( zB 2017 08 12 4711 2 => der 2. Lieferschein an den Kunden 4711 vom 12. August 2017
bzw 4711 2017 08 12 2 => der 2. Lieferschein an den Kunden 4711 vom 12. August 2017 )
Da die LS-Nummern selbst nur von 1 bis höchstens 6 laufen können, werden diese LS-Nummern von uns als ‚kurze LS-Nummern‘ bezeichnet.
Daher: wenn Ihnen jemand sagt, dass die ’normalen‘ Lieferscheine („LIeferschein: 3“) nicht eindeutig wären, so stimmt das natürlich nicht, denn ein bestimmter Kunde erhält an einem bestimmten Tag niemals zwei Lieferscheine mit der gleichen ‚kurzen‘ Lieferschein-Nummer!

2 – ‚Lange‘ Lieferscheinnummern mit zentral vergebener LS-Nummer „Z“
Im Unternehmens-Stamm können Sie den Start der zentralen LS-Nummernfolge bestimmen. Sie können auch bestimmen, auf welche LS-Nummer am Geschäftsjahres-Beginn automatisch zurückgesetzt werden soll. Lieferscheine an alle Kunden, in deren Kundendatensatz eine lange LS-Nummer mit zentraler Verwaltung festgelegt ist, werden von hier ihre nächste LS-Nummer beziehen bzw sie hier gleich beim Abspeicherungsvorgang des Lieferscheins (Wechsel zu anderem Kunden, anderem Datum, beenden des Programmes) – nicht erst beim Druck! – hinterlegen. In Mehrplatzsystemen achtet Bäckerei Extra! darauf, dass keine doppelten zentralen LS-Nummern zur Vergabe kommen!

3 – ‚Lange‘ LS-Nummern auf Basis der letzten beim LS-Kunden verspeicherten LS-Nummer „L“
Im Kundendatensatz des LS-Kunden gibt es das Feld ‚letzte kundenspezifische LS-Nummer‘, in dem die letzte vergebene, LS-kundenspezifische LS-Nummer abgelegt ist. Die LS-Nummern des jeweiligen LS-Kunden sind dann durchgängig. Die LS-Nummer wird am Geschäftsjahresanfang auf eine von Ihnen festlegbare LS-Nummer automatisch zurückgesetzt.

4 – NEU: ‚Lange‘ LS-Nummern auf Basis der letzten beim Fakturen-Kunden verspeicherten LS-Nummer „F“
Im Kundendatensatz des Fakturen-Kunden gibt es das Feld ‚letzte kundenspezifische LS-Nummer‘, in dem die letzte vergebene, fakturen-kunden-spezifische LS-Nummer abgelegt ist. Alle LS-Nummern des jeweiligen Fakturen-Kunden sind dann durchgängig. Die LS-Nummer wird am Geschäftsjahresanfang auf eine von Ihnen festlegbare LS-Nummer automatisch zurückgesetzt.

Anmerkung 1: Alle ‚langen‘ LS-Nummern haben intern das Format GJGJ-a-999999 (GJGJ = Geschäftsjahr, a = Buchstabe L,Z,F) sind also immer 13-stellig alfanumerisch. Natürlich können mehrere Lieferscheine in der LS-Datei die gleiche LS-Nummer tragen, das ist aber für Sie kein Problem. Sie können ohnehin in einer Tabelle nach ‚langen‘ LS-Nummern suchen und erhalten dann eben mehrere Lieferscheine zur Auswahl gezeigt.

Anmerkung 2: Rücksetzung der ‚langen‘ LS-Nummern. Bei allen drei Formen der langen LS-Nummern erfolgt am Geschäftsjahresbeginn eine automatische Rücksetzung! Da die Nummernfolge der LS-Nummern unproblematisch ist, erfolgt diese Rücksetzung bei der ersten Ausstellung eines Lieferscheins für einen Tag, der nach dem aktuellen Geschäftsjahr liegt. Lieferscheine, die danach noch für das alte Geschäftsjahr ausgestellt werden erhalten einfach die Lieferschein-Nummern des neuen Geschäftsjahres, werden aber mit dem alten Geschäftsjahr gekennzeichnet!

Anmerkung 3: Das Druckformat der LS-Nummern auf den Lieferscheinen (KundenNr + LS-Datum sind am LS abzulesen!):
1a) Die kurze LS-Nummer, also zB „Lieferschein: 3“ bedeutet, dass es sich um den 3. Lieferschein an diesen Kunden (siehe Lieferschein!) an diesem Tag (siehe LS-Datum!) handelt. Im Kundendatensatz war dabei die Verwendung von ‚langen LS-Nummern‘ nicht eingeschaltet.

2a) Die LS-Nummer „Lieferschein: 3 / 1717-L-47111“ bedeutet, dass es sich um den 3. Lieferschein an diesen Lieferschein-Kunden mit der kundenspezifischen LS-Nummer 47111 des Geschäftsjahres 2017 handelt.

2b) Die LS-Nummer „Lieferschein: 3 / 1718-Z-47111“ würde bedeuten, dass es sich beim 3. Lieferschein an diesen Kunden um eine zentral vergebene LS-Nummer 47111 des Geschäftsjahres 2017/2018 handelt

2c) Die LS-Nummer „Lieferschein: 3 / 1819-F-47111“ würde bedeuten, dass es sich beim 3. Lieferschein um die fakturenkunden-spezifisch vergebene LS-Nr 47111 des Geschäftsjahres 2018/2019 handelt