Die PDF-Dokumente in Bäckerei Comfort!
Allgemeine Information
Bäckerei Comfort! kann von Lieferscheinen, Rechnungen, Aufstellungen, Backzetteln, Teiglisten, Fakturenjournalen – das sind die für Sie, die Buchhaltung und das Finanzamt wesentlichen Dokumente aus Bäckerei Comfort! – beim Druck automatisch ein PDF-Dokument erzeugen. Diese automatische PDF-Erzeugung für diese Dokumente ist im Unternehmens-Stamm mittels check-box ein- / ausschaltbar! Diese PDF-Dokumente werden nicht einzeln auf dem lokalen Computer abgelegt, sondern in einer eigenen Datenbank, benannt PDF_STORE, und wird bei den anderen Daten von Bäckerei Comfort! gespeichert. Bei Mehrplatz-Systemen gelangen daher alle solcherart erzeugten PDF-Formulare aller angeschlossenen Arbeitsplätze in eine gemeinsame Datenbank!
Mit der Option “schneller Druck mittels Matrixdrucker” erstellte Dokumente
Die mit der Einstellung ‘schneller LS-Druck mittels Matrix-Drucker’ erstellten Lieferscheine und später ev. auch Rechnungen können aus technischen Gründen nicht in Form eines PDF-Dokuments abgelegt werden! Sie werden im PDF_STORE als PDF-Dokument abgelegt UND als Druckdatei inklusive aller Steuerzeichen. Sie können den Nachdruck eines Lieferscheines entweder vom abgelegten PDF-Dokument oder als schnellen Druck am Matrixdrucker erledigen. Für den schnellen LS-Druck am Matrixdrucker gibt es keine Druckvorschau. Das abgelegte PDF-Dokument eines “schnellen” Lieferscheins sieht natürlich niemals so aus, wie der gedruckte Original-Lieferschein. An sich ist für die Finanz OK, die am Dokument enthaltenen Daten müssen aber identisch sein.
Sie können alle in Bäckerei Comfort! zu druckenden Dokumente und Listen als PDF-Dokument erstellen und sogar direkt per e-Mail versenden!
Bäckerei Comfort! hat für die meisten Druckvorgänge eine Druckvorschau-Funktion. Aus dieser Druckvorschau heraus können Sie ebenfalls PDF-Dokumente erzeugen, die Daten aber auch in einigen anderen Formaten wie Word / Open Office / Libreoffice etc (RTF), Excel, PDF, HTML, XML ausgeben und den Versand eines PDF-Dokuments mittels e-Mail vornehmen. Die Verspeicherung dieser Dateien muss vom Benutzer allerdings selbst vorgenommen werden, das PDF_STORE hat dafür keinen Platz, was ja logisch ist.
Was ist ein PDF-Formular?
Siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format Dieses Dokumenten-Format ist praktisch überall lesbar, mit diversen Gratis-Lese-Programmen und auch mit Open Office zu öffnen. Der Vorteil ist, dass es sich primär um Nur-Lese-Dokumente handelt, eine irrtümliche bzw. zufällige Veränderung eines PDF-Dokuments ist nicht möglich. Mit dem freien Office-Programmen Open Office und Libreoffice, aber auch mit diversen kostenlosen Drucker-Treibern lassen sich PDF-Dokumente aus eigenen Dokumenten auch selbst erzeugen. Bäckerei Comfort! erzeugt PDF-Dokumente ohne am Computer zu installierende Treiber oder Zusatzprogramme.
– Vorteil 1: Alle von Bäckerei Comfort! automatisch erzeugten PDF-Formulare werden in einer zentralen Datenbank namens PDF_STORE gespeichert. Sie können mit Bäckerei Comfort! jedes dort verspeicherte PDF-Dokument finden, ansehen, drucken und extern speichern (zB für den Versand per Fax oder e-mail). Dies gilt sowohl für HyperFileSQL C/S wie auch für HyperFile Classic!
– Vorteil 2: Bei Mehrplatzsystemen speichern auch ‘remote’ übers Internet angebundene Computer ihre erzeugten PDF-Dateien in der zentralen Datenbank PDF_STORE. Beispiel: Sie erstellen im Verkaufsmobil einen LS=Rechnung für einen Kunden – bei Anbindung per mobilem Internet an den Büro-Server wird im Büro das PDF-Dokument abgelegt und die Rechnung samt zentral vergebener Rechnungsnummer in der Fakturenjournal-Datei verspeichert. Mehr noch: Wenn ein Kunde zu Ihnen zum Verkaufsmobil kommt und die Kopie einer alten Rechnung wünscht, so können Sie diese Rechnung mit Bäckerei Comfort! heraussuchen und dort sofort ausdrucken. Sie müssen dazu nicht zurück ins Büro und dort in Ordern kramen, den Kopierer in Bewegung setzen, eine Kopie anfertigen, einen Brief adressieren und versenden. Ein Menge Arbeit gespart!
– Vorteil 3: Die Datensicherung schließt naturgemäß auch die PDF-Dateien mit ein.
– Vorteil 4: Auch nach irrtümlicher Löschung der Fakturenjournal-Datei oder der Lieferscheindaten stehen die PDF-Versionen dieser Dokumente zur Verfügung.
– Vorteil 5: Die ‘Ablage’ ist nun vollelektronisch, bei sorgfältiger Datensicherung auf zumindest 7 Jahre haltbare Medien (DVD, CD, Blue Ray, HD DVD – bitte keine Magnetbänder!!) sparen Sie den Platz für die Ablage von Lieferscheinen, Rechnungen, Aufstellungen, Backzetteln, Teiglisten, Fakturenjournalen, also all jenen Dokumenten, die zu den lt. Finanzbehörden ‘ordnungsgemäßen Aufzeichnungen’ gehören.
– Vorteil 6: Sie finden jedes Dokument auf Anhieb! Sie können die Dokumente per Dokumenten-Typ, LS-Nummer, Rechnungs-Nummer, Datum, Kunde und ausstellendem Computer finden. Verlegte Rechnungen gibt es nicht mehr – die Originale bleiben an ihrem Platz! Der Anforderung von Rechnungs- oder Lieferschein-Kopien durch Ihre Kunden kann prompt entsprochen werden!
Betrifft: mehrfache Ausdrucke
Achtung! Wenn im Unternehmens-Stamm definiert ist, dass PDF-Dokumente zu erzeugen sind, so wird ohne wenn und aber bei jedem Druckvorgang zusätzlich ein PDF-Dokument erzeugt und verspeichert! Wenn Sie also einen Lieferschein korrigieren und nochmals drucken, dann werden auch die zweite, dritte, vierte Version des Lieferscheins ebenfalls als PDF erzeugt und verspeichert. Der Vorteil ist, dass Sie die ‘Geschichte’ des Lieferscheins nachvollziehen können, der “Nachteil” wäre, dass eventuell einige überflüssige PDF-Dokumente gespeichert werden. Bei den heute üblichen Festplatten-Größen dürfte das jedenfalls nicht zu den großen Problemen zählen.
Betrifft: sonstige Drucke und Listen als PDF-Dokumente
Bäckerei Comfort! erlaubt es Ihnen, aus jeder Druckvorschau ein PDF-Dokument zu erzeugen. Sie können zB eine Preisliste als PDF-Dokument erzeugen und sofort von da weg per e-mail an einen Kunden versenden. Kein Papier nötig!