Zur Beachtung / wichtig! Der Gesetzgeber fordert, dass die Rechnungsnummernfolge durchgängig ist, keine Lücken und keine doppelten Rechnungsnummern aufweist. Die Buchhaltung eines Unternehmens, dessen Rechnungsnummernfolge nicht durchgängig ist (das heißt: es fehlen Rechnungsnummern oder es gibt doppelte Rechnungsnummern!), kann verworfen und das betreffende Unternehmen einer Schätzung zum Zwecke der Besteuerung unterworfen werden!
=> Es gibt in Bäckerei Extra! nur einen Rechnungsnummern-Kreis!
=> Doppelte Rechnungs-Nummern (der YYYY-NNNNNN Teil) sind in Bäckerei Extra! nicht möglich!
=> Bäckerei Extra! sucht immer nach der nächsten freien Rechnungsnummer, die Rechnungsnummer stammt NICHT aus dem Unternehmens-Stamm!
=> Im Unternehmens-Stamm auf der Registerkarte “Rechnungen” gibt es die folgenden Eingabe-Mögklichkeiten:
- Sie können bestimmen, dass die Rechnungsnummer am Kalenderjahres-Anfang automatisch zurückgesetzt werden
- Sie können die erste Rechnungsnummer – 1 nach der Rücksetzung bestimmen. Bei Eingabe von Null ist die erste Rechnungsnummer im Neuen Jahr die 1.
- Wer ein Geschäftsjahr unterschiedlich vom Kalenderjahr hat
=> Nur richtige Kunden erhalten “Rechnungen” bzw “Gutschriften”! Alle anderen, in der Kundendatei angelegten Verrechnungskunden (zB Fahrer, Filialen, Eishäuser, Produktionsaufzeichnungen) erhalten, wenn sie denn per Rechnungslauf abgerechnet werden, eine “Abrechnung”, keine Rechnungsnummer und auch keinen Eintrag im Fakturenjournal!
=> Das interne Format der Rechnungsnummern in Bäckerei Extra! ist fest vorgegeben und zwar so:
YY/YY-NNNNNN-QQ
YY/YY = 2x das Kalenderjahr (für 2024 => 24/24), in dem die Rechnung erstellt wurde oder das Geschäftsjahr (zB 2023 – 2024 => 23/24)
NNNNNN = die Rechnungsnummer, fortlaufend ohne Lücken
QQ = der Typ der Rechnungsnummer, zwei Buchstaben:
ZR, ZG = Ziel-Rechnungen und Ziel-Gutschriften (Zahlungen werden per Banküberweisung abgewickelt)
BR, BG = Bar-Rechnungen und Bar-Gutschriften
SR, SG = Sofort-Rechnungen und Sofort-Gutschriften
Barzahlung Version 1: Wenn eine Rechnung sofort bar bezahlt wird und der Gesamtjahresumsatz an bar bezahlten Rechnungen nicht höher als € 15.000,- ist, dann ist das OK. Vermerk auf der Rechnung, zB “Betrag dankend in bar erhalten!”, einen Stempel und / oder Unterschrift, Eintrag ins Kassabuch und das wars. Falls Sie die Zahlungserfassung / Mahnung von Bäckerei Extra! verwenden, so gibt es dort die CheckBox “Barumsatz“, um solche Zahlbeträge zu kennzeichnen. Es gibt Tabellen und Listen, auf denen die Barumsätze sichtbar und druckbar erscheinen!
Barzahlung Version 2: Wenn eine Rechnung sofort bar bezahlt wird und der Jahresumsatz mit bar bezahlten Rechnungen vermutlich höher als € 15.000,- ist, dann ist der bar bezahlte Betrag in die Registrierkasse einzutippen und ein Bon auszudrucken. Dieser Bon kann an die Rechnung angeheftet werden, es besteht in Österreich ja Belegerteilungspflicht. Auf Ihre Rechnungskopie schreiben Sie “Bar bezahlt, Umsatz in der Registrierkasse!”. Falls Sie die Zahlungserfassung / Mahnung von Bäckerei Extra! verwenden, so gibt es dort die CheckBox “Barumsatz“, um solche Zahlbeträge zu kennzeichnen. Es gibt Tabellen und Listen, auf denen die Barumsätze sichtbar und druckbar erscheinen!
Info: Es ist möglich, die bar bezahlten Rechnungen aus Bäckerei Extra! in unsere Kassenprogramme Touch Extra! oder PrimaPos überzuleiten! Dort wird aus jeder Bar-Rechnung automatisch ein Kassenbon in der Bon-Datei erzeugt, Sie haben die Rechnung damit automatisch im Tages-, Wochen- oder Monatsbericht.
4 – Die Bezeichnung der “Rechnungen” lautet oben am Formular immer “Rechnung“, wird aber je nach Endbetrag erst unten bei der Endsumme als “Rechnung” oder “Gutschrift” ausgewiesen. Warum? Wir können beim Druck des Rechnungskopfes noch nicht wissen, ob diese Rechnung weiter unten eine positive oder negative Endsumme erhalten wird. Das zweite Zeichen der Rechnungsnummer besagt, ob es sich um eine Rechnung “R” oder eine Gutschrift “G” handelt.
5 – Mit der Rechnung wird – wie gezeigt – im Fakturenjournal auch das Geschäftsjahr mit abgespeichert. Dies zu mehreren Zwecken, konkret vor allem, um dem Programm die korrekte automatische Zurücksetzung der Rechnungsnummern (siehe checkbox im U-Stamm: Rechnungsnummern am Geschäftsjahresbeginn zurückstellen?) zu emöglichen. Mit der Angabe für Monat + Tag des Geschäftsjahres können Sie Bäckerei Extra! sagen, wann das jeweils neue Geschäftsjahr beginnen wird. Wenn Sie als Beginn den jeweils 1.1. (01/01) angeben, dann wird das behandelt, als wenn Sie Geschäftsjahr = Kalenderjahr hätten. Ein Rumpfjahr beginnt mit einem einzugebenden Datum und endet am Tag vor dem Beginn des nächsten Geschäftsjahres. Geschäftsjahre werden in Bäckerei Extra! in der Rechnungsnummer wie folgt gekennzeichnet: Ein Geschäftsjahr, das die Jahresgrenzen überschreitet, hat beide Kalenderjahre in der Kennzeichnung. Auch ein eventuelles Rumpfjahr zeigt das, es sei denn, das neue Geschäftsjahr ist dann gleichlautend mit dem Kalenderjahr. Beginnt Ihr Geschäftsjahr am 1. März und die befinden Sie sich im Geschäftsjahr 2016 / 2017, so lautet die programm-interne Kennzeichnung in der Rechnungsnummer (Stellen 3 – 6) 1617. Ist das Geschäftsjahr = Kalenderjahr, so lautet das Geschäftsjahr 2017: 1717.
Zur Beachtung! Diese Konstruktion wurde erstens zu Ihrer Bequemlichkeit erfunden, damit zB die erste im neuen Geschäftsjahr (lt. Rechnungsdatum) erstellte Rechnung, die festgelegte erste Rechnungsnummer erhält. Zweitens: stellen Sie sich vor, Sie haben bereits einige Rechnungen im neuen Jahr erstellt, müssen aber noch ein paar Kunden aus dem Vorjahr abrechnen. Bäckerei Extra! erkennt laut Rechnungsdatum, dass diese Rechnungen in das Vorjahr gehören und hängt diese Rechnungen automatisch an die Rechnungsnummernfolge des Vorjahres an!
6 – Es werden zurückliegende ‘Löcher’ in der Rechnungsnummernfolge für das laufende Monat nur dann automatisch ‘gestopft’, wenn Sie im Unternehmens-Stamm die check-box Rückwärtssuche im laufenden Monat angeklickt haben. Man beachte, dass Bäckerei Extra! nur maximal im laufenden Monat nach ‘Löchern’ suchen kann und wird (wegen der USt-Voranmeldung!). Benutzen Sie dazu das Prüf-Programm ‘Prüfung des Fakturenjournals’. Solche Löcher sollten gleich nach Entstehen auf einem Zettel schriftlich erklärt werden und im Ausgangsrechnungsordner abgelegt werden! Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater, wie Sie das tun können und wie Sie sich absichern können!
Es wird dringendst davon abgeraten, Rechnungs-Datensätze einfach aus dem Fakturenjournal zu löschen!! Der korrekte Weg, falsch erstellte Rechnungen (zB falsch eingegebene von/bis Daten bei der Erstellung von Sammelrechnungen, vergessene bzw noch nicht eingegebene Lieferscheine, Papierstau im Drucker …) ist es, diese Rechnungen
* im Fakturenjournal zu stornieren, den Beleg durchzustreichen, mit “Storno!” zu markieren und mit im Ausgangsrechnungsordner abzuheften. Der Kunde darf diese Rechnung noch nicht erhalten haben. Entweder einsammeln oder eine Gutschrift in gleicher Höhe schreiben.
* wegen zB Papierstau, fehlender Druckertinte etc. nicht ausgedruckte Rechnungen können durch Aufruf der entsprechenden PDF-Dokumente und deren Nachdruck nochmals gedruckt werden.
* Erstellte, aber fehlerhafte Rechnungen, die schon an den Kunden weitergegeben wurden, können mit einer Gutschrift über den gleichen Betrag anulliert werden. Dazu darf die falsche Rechnung natürlich nicht storniert werden!
7 – Duplikate stehen zur Verfügung! Es ist zu beachten, dass Bäckerei Extra! alle Rechnungen in der Fakturenjournal-Datei FAKTJOURNAL dauerhaft verspeichert. Alle Rechnungen werden weiters im PDF-Format zur Archivierung bzw zum späteren Ausdruck (Kopie) unter ihrer vollständigen Rechnungsnummer abgelegt. Beim Löschen von Rechnungen (zB Aufbewahrungsfrist abgelaufen) aus dem Fakturenjournal können Sie wahlweise auch die zugehörigen PDF-Dokumente löschen lassen.
8 – Mehrplatzsysteme. Wenn mehrere Stationen im Netzwerk gleichzeitig Rechnungen erstellen, so wird die Erstellung von Rechnungen gleichen Typs (Sammelrechnung / Sofortrechnung + LS=Rechnung) für den jeweiligen Kunden und Zeitraum auf allen anderen Stationen gesperrt! Da nach der Rechnungserstellung alle Lieferscheine des jeweiligen Kunden mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum versehen sind, kann eine doppelte Rechnungserstellung dann ohnehin nicht erfolgen. Kurz vor der Erstellung der Rechnung wird die letzte vergebene Rechnungsnummer aus dem Unternehmens-Stamm geholt, es wird die Rechnungsnummer +1 gerechnet, es wird nachgesehen, ob die Fakturenjournal-Datei bereits einen Eintrag für diese Nummer besitzt, falls ja, wird nach der nächsten freien Nummer gesucht, der Unternehmens-Stamm wird bis zum Ende der jeweiligen Rechnungserstellung gesperrt, dann wird die vergebene Rechnungsnummer abgelegt und der Unternehmens-Stamm wird wieder freigegeben. Damit ist klar, dass alle anderen Stationen so lange warten müssen, bis die Erstellung einer Rechnung auf der jeweils anderen erledigt ist. Bevor Sie die Stirn runzeln: hier wird nicht von den Druckzeiten für die Rechnungen gesprochen, sondern nur von der Erstellungszeit im Speicher, die vermutlich höchstens ein bis zwei Sekunden beträgt.
Info: in Bäckerei 2003 wurden die vorhandenen 2 Rechnungsnummernkreise fest mit ‘Zielrechnungen’ und ‘Kassarechnungen’ bezeichnet. (es sollte heute keine “Kassa-Rechnungen” mehr geben!)
Info: in Bäckerei Plus! gibt es auch nur einen Rechnungsnummernkreis ohne jegliche weitere Bezeichnung.
Info: Bäckerei Extra! bietet auch ein Prüfprogramm, das es erlaubt, fehlende Rechnungsnummern aufzufinden! Zusätzlich gibt es die einschaltbare Funktion, dass bei Vergabe einer Rechnungsnummer innerhalb eines Monats des jeweiligen Geschäftsjahres nach Lücken gesucht wird und diese automatisch ausgefüllt werden.